Битрикс24 для маркетинговых агентств

Агентство продаёт время команды. Основная проблема — не найти клиента, а не работать с ним в минус: ретейнер фиксирован, а задач от клиента становится всё больше. Поэтому CRM для агентства — это одновременно воронка продаж, управление проектами и учёт времени.

Как выглядит воронка

Продажи: «Заявка» → «Бриф» → «Аудит / стратегия» → «КП» → «Договор» → «Запуск». Для агентства важно фиксировать тип услуги (SMM, таргет, контекст, сайт, брендинг) и формат оплаты: проект или ретейнер.

Действующие клиенты: регулярная сделка на каждый месяц ретейнера с выставлением счёта и стадией «Продление» в конце договора. Апсейл (добавить канал, увеличить бюджет) — отдельные сделки на той же компании.

Проекты. Каждый клиент — проект Битрикс24: задачи, сроки, диаграмма Ганта, файлы, учёт времени. Клиента можно подключить как внешнего участника — он ставит задачи и согласовывает макеты прямо в портале, а не в мессенджере.

Что автоматизируем

• Онбординг. Подписан договор — создаётся проект клиента с шаблоном задач: доступы, бриф, аудит, медиаплан, запуск.
• Счета. Ежемесячная сделка и счёт по ретейнеру, напоминание об оплате.
• Согласования. Креатив или текст отправляется клиенту задачей с результатом; согласовано — задача закрыта, правки — вернулась исполнителю.
• Контроль часов. Когда списанное время по клиенту превышает оплаченный пакет, аккаунт-менеджер получает уведомление — повод обсудить допработы.
• Продление. За месяц до окончания договора — сделка на продление и задача подготовить отчёт о результатах.

Интеграции

Рекламные кабинеты. Для агентства важна связка расходов с результатами. Мы пишем инструменты для Битрикс24, которые забирают расходы из Meta Ads и других кабинетов и связывают их с лидами и сделками по UTM. Пример — маркетинговая аналитика AIVA GROUP: CPL, CAC, ROMI и воронка по каждому каналу считаются автоматически.

Задачи и KPI. Если нужно видеть просрочки и считать бонусы команды по задачам, подойдёт подход, как в KPI-мониторе задач TaskAIVA.

Коммуникации — телефония, WhatsApp и выгрузки отчётов в Google Таблицы для клиентов.

Как проходит внедрение

1. Разбираем услуги, форматы оплаты, роли (аккаунты, специалисты, креатив) и то, как сейчас ставятся задачи.
2. Проектируем воронки, шаблоны проектов по типам услуг и правила учёта времени.
3. Настраиваем роботов, регулярные счета, права для внешних участников-клиентов.
4. Обучаем команду и показываем руководителю отчёты по загрузке и марже клиентов.

Какие отчёты получает руководитель

Собственнику агентства нужны цифры, которые показывают, на ком агентство зарабатывает. Маржа по клиенту: оплаченный ретейнер против часов команды. Часто выясняется, что один-два клиента забирают половину времени при небольшом чеке. Загрузка специалистов на неделю вперёд — можно ли брать нового клиента или сначала нужен найм. Продления и отток клиентов по месяцам. Конверсия брифов в договоры и средний срок сделки. Просроченные задачи по клиентам — до того, как клиент начнёт жаловаться. Все эти отчёты собираются из сделок, проектов и учёта времени в задачах Битрикс24, без отдельной таблицы, которую ведёт один аккаунт-менеджер.

Сколько стоит и сколько длится

Стартовое внедрение — от 350 000 ₸ и от 2 недель. Комплексный проект с проектами, бизнес-процессами и интеграциями — от 900 000 ₸. Дашборды рекламной аналитики — от 250 000 ₸ и от 5 дней. Лицензия Битрикс24 оплачивается отдельно. Посчитайте смету в калькуляторе КП.