Настройка бизнес-процессов Битрикс24 для согласований и документов

Бизнес-процессы в Битрикс24 мощные, но их легко сделать неудобными. Типичная история: процесс собрали по регламенту, в нём двенадцать шагов, и через месяц сотрудники обходят его, отправляя договор юристу в чат. Проблема почти всегда в схеме, а не в Битрикс24.

Настройка бизнес-процессов Битрикс24 начинается с бумаги

Прежде чем открыть дизайнер, отвечаем на вопросы:

• Кто запускает и с какими данными. Форма запуска должна просить только то, чего нет в карточке.
• Кто согласует и в каком порядке. Последовательно или параллельно. Юрист и финансист часто могут смотреть договор одновременно, это сокращает срок вдвое.
• Какие условия меняют маршрут. Сумма выше порога, нестандартный договор, новый контрагент.
• Что происходит при отказе. Возврат инициатору с комментарием, повторный круг или завершение.
• Сроки и эскалация. Сколько времени у каждого участника и кому уходит задание при просрочке.

Ответы рисуем блок-схемой и показываем руководителю. Исправить стрелку на схеме быстрее, чем пересобирать процесс.

Какие процессы автоматизируют чаще всего

Согласование договора. Менеджер запускает из сделки, договор формируется из шаблона с реквизитами клиента, уходит юристу и финансисту, после согласования — на подпись. Подробнее в ответе согласование договоров.

Заявка на оплату или закупку. Инициатор, руководитель отдела, финансовый директор при превышении лимита, бухгалтер на оплату.

Кадровые процессы. Отпуск, командировка, приём сотрудника с чек-листом для IT и бухгалтерии.

Межотдельная передача. Сделка оплачена — логист получает задание на отгрузку с нужными данными. Так выстроены воронки продаж и логистики в проекте NUMETEK.

Ошибки, которые ломают процессы

Жёстко прописанные люди. Если в шаге указан конкретный сотрудник, а не роль или руководитель отдела, процесс сломается при первом увольнении.

Правка работающего процесса. Изменение шаблона влияет на уже запущенные экземпляры. Логику меняем на копии и переключаем запуск.

Нет контроля зависших. Встроенно видно только свои задания. Руководителю нужен список: какие процессы висят и у кого. Для одной компании мы сделали монитор процессов по отделам.

Процессов слишком много. Когда их больше двадцати, сотрудники не находят, где запустить нужный. Решение — единый каталог бизнес-процессов с формой запуска в левом меню.

Как проверяем процесс перед запуском

Каждый процесс прогоняем по всем веткам на тестовых данных: согласовано, отклонено, возвращено на доработку, просрочено. Отдельно проверяем граничные условия — сумму ровно на пороге, пустое необязательное поле, запуск сотрудником без руководителя в структуре. Именно на этих случаях процессы чаще всего зависают в рабочем портале. После запуска две недели смотрим список запущенных экземпляров и ошибок, пока процесс не начнёт проходить без вмешательства.

Перед сдачей передаём администратору схему процесса и короткую инструкцию: как сменить согласующего, как поправить шаблон документа, как найти и завершить зависший экземпляр. Участникам процесса — памятку на полстраницы: где искать задания, как отклонить с комментарием и что происходит дальше. Без этих двух документов процесс через полгода становится «чёрным ящиком», который боятся трогать.

Когда бизнес-процесс не нужен

Если действие одно и происходит на стадии сделки — поставить задачу, отправить письмо, сменить ответственного — хватит роботов. Бизнес-процесс нужен, когда есть люди, которые принимают решение, и ветки, которые от этого решения зависят. Разница подробно описана в ответе робот или бизнес-процесс.