Чем роботы отличаются от бизнес-процессов в Битрикс24 и что использовать?

Как работают роботы

Робот — это действие, закреплённое за стадией воронки сделок, лидов, смарт-процессов или задач. Элемент попал на стадию — робот выполнился. Можно задать задержку («через 2 дня»), условие («если сумма больше…») и порядок выполнения. Рядом с роботами живут триггеры: они реагируют на событие (звонок, письмо, оплата) и переводят элемент на другую стадию.

Роботы закрывают большую часть повседневной автоматизации:

• поставить задачу ответственному;
• отправить письмо, SMS или сообщение клиенту;
• изменить поле или ответственного;
• создать документ по шаблону;
• уведомить руководителя.

Как работают бизнес-процессы

Бизнес-процесс рисуется в визуальном дизайнере как схема. В нём есть условия и ветвления, циклы, ожидание событий, параллельные ветки, задания сотрудникам с кнопками «Утвердить» / «Отклонить», переменные и обращение к другим элементам CRM. Бизнес-процесс может жить вне воронки: например, «Заявка на оплату счёта» запускается из ленты или списка.

Сравнение

Критерий	Робот	Бизнес-процесс
Запуск	Попадание на стадию	Вручную, при создании/изменении, роботом
Логика	Одно действие + условие	Ветвления, циклы, ожидания
Согласование нескольких людей	Нет	Да
Сложность настройки	Низкая	Средняя и высокая
Кто поддерживает	Администратор портала	Администратор с опытом или интегратор

Как выбрать

1. Если действие однозначно привязано к стадии и не требует решений людей — берите робота.
2. Если нужно согласование, проверка условий в несколько шагов или работа с несколькими элементами — бизнес-процесс.
3. Если процесс сложный, но должен стартовать по стадии — настройте робот «Запустить бизнес-процесс».
4. Не стройте «лес» из десятков роботов с условиями: такую логику трудно отлаживать, лучше собрать её в один процесс.

Частая проблема

Бизнес-процессы спрятаны глубоко в интерфейсе, и сотрудники не знают, какой процесс запускать. Эту проблему решают каталогом процессов с понятными названиями и формами запуска.

Пример: заявка на скидку

Менеджер хочет дать клиенту скидку больше 10%. Как это решить:

• Только роботами. Робот на стадии «Согласование скидки» ставит задачу руководителю. Руководитель сам двигает сделку дальше. Просто, но нет фиксации решения и ветки «отказ».
• Бизнес-процессом. Менеджер запускает процесс, указывает размер скидки. Если скидка до 15% — задание РОПу, если больше — РОПу и директору параллельно. Решение и комментарий сохраняются, сделка автоматически меняет стадию, менеджер получает уведомление.

Второй вариант дольше настраивать, зато он прозрачен и не зависит от памяти людей.

Подробнее о настройке автоматизации — на странице внедрения Битрикс24, а о каталоге процессов и других дополнениях — в разделе инструменты для Битрикс24.