Как автоматизировать согласование договоров в Битрикс24?
Согласование договоров в Битрикс24 настраивают двумя способами: бизнес-процессом с заданиями «Утвердить / Отклонить» для юриста, финансиста и директора, или смарт-процессом «Договоры» со стадиями согласования и роботами. Договор формируется из карточки сделки по шаблону документа, каждое решение и комментарий сохраняются в истории. Так видно, на ком договор задержался и почему его вернули.
Настроить самому или доверить Emaya
Мы уже наступили на эти грабли — вам не придётся
Подберём настройку Битрикс24
3 вопроса — и вы знаете цену и срок. Бесплатный аудит портала при заявке из квиза.
Интервью с собственником и РОПом, аудит текущей CRM и источников заявок.
1–3 дняВоронки, роли, точки контроля. Согласуем до того, как что-то настраивать.
3–5 днейНастраиваем Битрикс24 и дописываем недостающие инструменты. Демо каждую неделю.
1–4 неделиОбучение, база знаний, поддержка. Дорабатываем, пока цифры не поедут вверх.
дальше — с вамиПодробнееразвёрнутое описание, этапы и нюансы
Два подхода
| Бизнес-процесс | Смарт-процесс со стадиями | |
|---|---|---|
| Как выглядит | Задания согласующим | Канбан договоров |
| Логика | Ветвления, параллельное согласование | Стадии + роботы |
| Наглядность для руководителя | Список заданий | Все договоры по стадиям |
| Когда подходит | Сложные маршруты | Много договоров, важно видеть поток |
Часто их сочетают: смарт-процесс «Договоры» даёт канбан, а на стадии «Согласование» робот запускает бизнес-процесс с заданиями.
Пошаговая схема
- Шаблон документа. Подготовьте шаблон договора с полями из сделки и реквизитами клиента.
- Маршрут. Опишите, кто согласует: юрист, финансовый отдел, директор. Последовательно или параллельно, есть ли условия (например, директор только при сумме выше порога).
- Запуск. Менеджер запускает согласование из карточки сделки или робот запускает его на стадии «Договор».
- Задания. Каждый согласующий получает задание с документом и кнопками «Утвердить» / «Отклонить» и полем комментария.
- Возврат на доработку. При отклонении менеджер получает задачу с замечаниями, после правки процесс начинается заново или с нужного шага.
- Финал. Утверждённый договор отправляется клиенту на подпись, сделка переходит на следующую стадию.
- Сроки. Ограничьте время на решение и уведомляйте о задержках.
Что дополнительно автоматизировать
- Номер договора по шаблону и счётчику.
- График платежей и счета из той же карточки.
- Электронную подпись, если она используется в компании.
- Отчёт: сколько договоров на согласовании, средний срок, кто задерживает.
Частые проблемы
- Бизнес-процессы трудно найти: сотрудник не знает, где кнопка запуска. Решается понятным каталогом процессов.
- Договор правят в Word вне портала, и в CRM остаётся старая версия.
- Нет замещения, и согласование стоит, пока человек в отпуске.
Бизнес-процессы доступны не на всех тарифах: по данным на январь 2025, они входят в «Профессиональный».
Как запустить
- Начните с одного типа договора и одного маршрута.
- Проверьте процесс на 5–10 реальных договорах.
- Соберите замечания согласующих и упростите маршрут, если он избыточен.
- Добавьте остальные типы договоров.
Что получает руководитель
После настройки руководитель видит, сколько договоров сейчас на согласовании, на ком каждый из них находится и сколько времени уже прошло. История решений сохраняется в карточке: кто утвердил, кто вернул и с каким комментарием. Это снимает споры «я не видел договор» и показывает, на каком шаге маршрут тормозит. Если один и тот же согласующий стабильно задерживает договоры, можно перераспределить нагрузку или изменить маршрут.
О договорах и графиках платежей из карточки сделки мы писали в блоге. Настройку маршрутов согласования делаем при внедрении Битрикс24, а каталог процессов — в разделе инструменты для Битрикс24.
Частые вопросы
Как автоматизировать согласование договоров в Битрикс24?
Согласование договоров в Битрикс24 настраивают двумя способами: бизнес-процессом с заданиями «Утвердить / Отклонить» для юриста, финансиста и директора, или смарт-процессом «Договоры» со стадиями согласования и роботами. Договор формируется из карточки сделки по шаблону документа, каждое решение и комментарий сохраняются в истории. Так видно, на ком договор задержался и почему его вернули.
Можно ли согласовать договор с телефона?
Да, задания бизнес-процессов приходят в мобильное приложение Битрикс24, утвердить или отклонить можно оттуда.
Что делать, если согласующий в отпуске?
Предусмотрите в процессе замещающего или ограничение по времени: если решение не принято за N часов, задание уходит заместителю.
Сделаем так же у вас
Короткий созвон — и вы знаете срок и цену. Или посчитайте сами за 2 минуты.