Отчёты и дашборды в Битрикс24, по которым можно принимать решения

Руководитель просит «дашборд», а через месяц открывает его раз в неделю и всё равно звонит менеджерам. Так бывает, когда отчёт строят от возможностей системы: красивые графики есть, а ответа на вопрос «почему просели продажи в октябре» нет.

Отчёты и дашборды в Битрикс24: три уровня

Встроенная аналитика CRM. Воронка продаж, эффективность менеджеров, план продаж, причины отказов, источники. Настраивается без программиста и закрывает базовый контроль отдела продаж. Обзор встроенных возможностей — в ответе какие отчёты есть в Битрикс24.

BI-конструктор. Выгружает данные портала в аналитические системы, где можно строить любые срезы. Подходит компаниям, где есть человек, который будет эти отчёты поддерживать.

Свой дашборд через API. Отдельная страница, которая забирает данные из Битрикс24 и других систем и считает нужные метрики. Нужен, когда метрики нестандартные или данных из CRM мало.

Что обычно не удаётся сделать встроенными средствами

• Время на стадиях. История перемещений хранится в портале, но удобного отчёта «сколько дней сделка провела на каждом этапе» нет. Мы берём её через API.
• Сводка по нескольким воронкам. Когда продажи, логистика и бухгалтерия живут в разных воронках и смарт-процессах, один экран для собственника приходится собирать отдельно.
• План-факт по оплатам. Сумма сделки и реально поступившие деньги — разные цифры, особенно при рассрочке.
• Данные вне CRM. Расходы на рекламу, звонки из колл-центра, задачи сотрудников.

Пример: для девелопера мы сделали дашборд продаж со встречами, воронкой, светофором просрочек и оплатами в одном окне, а отдельно — маркетинговую аналитику, где видно путь от рекламного бюджета до договора.

Без чистых данных отчёта не будет

Перед сборкой проверяем, что CRM вообще может ответить на вопрос:

1. Источник заявки заполняется автоматически, а не выбирается менеджером из списка «на глаз».
2. Причина отказа обязательна при проигрыше.
3. Сумма сделки обновляется, когда меняется состав заказа.
4. Дубли контактов объединены, иначе повторные продажи считаются новыми.

Если этого нет, начинаем с настройки сбора данных. Иначе отчёт будет точно показывать неправильные цифры.

Отчёты не только по продажам

Руководителям других отделов тоже нужны цифры: просроченные задачи по сотрудникам, загрузка отделов, время согласования документов. Для задач мы делали KPI-монитор, который считает бонусы и штрафы за просрочку по данным Битрикс24.

Кто будет пользоваться отчётом

Один и тот же дашборд не подходит всем. Собственнику нужны деньги: оплаты, план-факт, прогноз. Руководителю продаж — воронка и активность менеджеров. Маркетологу — источники и стоимость заявки. Поэтому делаем несколько коротких экранов по ролям вместо одного перегруженного, и права настраиваем так, чтобы каждый видел свой срез.

Отдельно договариваемся, как часто отчёт смотрят и на какой встрече. Дашборд, который открывают на еженедельной планёрке продаж, должен отвечать на вопросы этой планёрки: что изменилось за неделю, где застряли сделки, кто отстаёт от плана. Отчёт для собственника обычно ежемесячный и про деньги. Если для отчёта нет встречи, где по нему принимают решения, его перестают открывать через месяц.

Когда достаточно одного фильтра

Если руководителю нужно видеть только сделки без активности и просроченные задачи, дашборд не нужен. Хватит сохранённого фильтра в CRM и робота, который раз в день присылает уведомление. Это делается за час, и мы скажем об этом на первом созвоне.