Настройка смарт-процессов Битрикс24 для всего, что не продажа

Компании часто пытаются вести в сделках всё подряд: поставки, монтаж, гарантийные ремонты, согласование договоров. Для этого заводят пятую и шестую воронку сделок. Через месяц отчёт по продажам показывает «сделки» монтажа, а менеджеры видят в своём списке чужие задачи. Смарт-процессы появились, чтобы этого не было.

Когда нужна настройка смарт-процессов Битрикс24

Признаки, что процессу нужна своя сущность:

• У него свой ответственный. Сделку ведёт менеджер, а поставку — логист, договор — юрист.
• У него свои стадии. «Заказано у поставщика → в пути → на складе → доставлено» не имеют отношения к стадиям продажи.
• Он может быть не один на сделку. По одной продаже бывает три отгрузки или два гарантийных ремонта.
• Его нельзя считать в продажах. Иначе конверсия и сумма воронки врут.

Подробнее о самой сущности — в ответе что такое смарт-процесс.

Как это выглядит на практике

Поставки и логистика. Сделка оплачена → робот создаёт элемент смарт-процесса «Заказ поставщику» с товарами и сроками → логист ведёт его по своим стадиям → при поступлении на склад создаётся «Доставка». В карточке сделки менеджер видит, где сейчас товар клиента, но не может поменять логистику. Похожая схема работает у NUMETEK.

Договоры. Каждый договор — элемент со стадиями «черновик → у юриста → у клиента → подписан → в архиве», ссылкой на сделку и компанию, файлом и сроком действия. Отчёт по договорам, которые истекают через месяц, строится фильтром.

Сервис и ремонты. Заявка от клиента создаётся из обращения, привязывается к компании и проданному оборудованию, мастер видит только свои заявки.

Несколько направлений бизнеса. Когда у компании разные услуги с разными анкетами, под каждую делаем смарт-процесс. Для Ornex такая структура под шесть направлений разворачивается установщиком через REST API.

Что решить до создания

1. Название и поля. Переименовать смарт-процесс легко, а поля, на которые уже завязаны роботы и отчёты, меняются с последствиями.
2. Направление или новый смарт-процесс. Если стадии разные, но поля и ответственные одни, хватит направлений внутри одного смарт-процесса.
3. Какие поля переносить из сделки. Копировать всё — путь к рассинхрону. Переносим только то, что нужно исполнителю, остальное смотрим по связи.
4. Права. Логисту не нужна сумма сделки, менеджеру не нужно право двигать доставку.

Ошибки, которые встречаем

Смарт-процесс как копия сделки. Все поля сделки продублированы, и через месяц данные расходятся: менеджер поменял сумму, а в смарт-процессе осталась старая.

Нет робота создания. Элемент смарт-процесса заводят руками после оплаты, и половину забывают. Создание из сделки должно быть автоматическим.

Права по умолчанию. Все видят всё, включая суммы и контакты клиентов, которые исполнителю не нужны.

Слишком много смарт-процессов сразу. Под каждую мелкую операцию заводят сущность, и сотрудники путаются, где что искать. Начинаем с двух-трёх процессов, которые действительно живут отдельно от продажи, остальные добавляем, когда команда привыкнет.

Отчёты не продуманы заранее. Если руководителю нужно видеть сроки поставок по поставщикам, поле «поставщик» должно быть списком или привязкой к компании, а не текстом. Такие решения принимаем на этапе схемы.

Когда смарт-процесс избыточен

Если «процесс» — это одна задача исполнителю после оплаты, хватит робота на стадии сделки. Если нужно только согласование документа, подойдёт бизнес-процесс. Смарт-процесс оправдан, когда у операции есть своя жизнь: стадии, сроки и отчётность.