Битрикс24 для отдела продаж, где руководитель видит каждую сделку

Отдел продаж в Битрикс24 ломается в трёх местах: лид долго лежит без ответственного, менеджер «забывает» перезвонить, а руководитель узнаёт о проблеме из итогов месяца. Каждое из этих мест закрывается настройкой, а не уговорами.

Битрикс24 для отдела продаж: от лида до оплаты

Скорость реакции. Лид из формы, звонка или мессенджера создаётся автоматически и сразу назначается. Если менеджер не взял его в работу за заданное время, робот передаёт лид следующему и пишет руководителю. Правила распределения описаны в ответе про распределение лидов.

Стадии с критериями. Стадия «КП отправлено» значит, что файл КП прикреплён к сделке. «Встреча назначена» — что дата встречи заполнена. Без критериев воронка показывает настроение менеджера, а не состояние клиента.

Обязательный следующий шаг. У каждой открытой сделки должна быть задача или дело с датой. Сделка без следующего шага — первый кандидат на потерю, её видно отдельным фильтром.

Что видит руководитель

Встроенной аналитики CRM хватает для конверсии по стадиям, источников и активности менеджеров. Чего в ней нет:

• сколько дней сделка провела на каждой стадии;
• сводки по нескольким воронкам и отделам в одном окне;
• сравнения плана с фактом по оплатам, а не по сумме сделок.

Это закрываем своими инструментами. b24tools красит канбан по дням на стадии. Для компаний, где продажами управляют по встречам и оплатам, делали отдельный дашборд продаж поверх Битрикс24.

Типичные ошибки при настройке

Одна воронка на всех. Новые клиенты, повторные продажи и тендеры идут разными путями. Если смешать их, конверсия ничего не говорит.

Двадцать обязательных полей на первой стадии. Менеджер пропускает их любым текстом. Обязательными делаем 2–3 поля на стадии, где они реально нужны.

Отказ без причины. Если при проигрыше не спрашивать причину, через квартал непонятно, что исправлять: цену, скорость ответа или качество лидов.

Звонки с личного телефона. Пока звонок идёт мимо телефонии, в CRM нет ни записи, ни факта звонка, и руководитель контролирует только то, что менеджер сам захотел внести.

Что решить руководителю до старта

Настройка идёт быстрее, если заранее есть ответы на четыре вопроса. Как распределять заявки: поровну, по специализации или «кто первый взял». Какой срок реакции на новый лид считается нормой и что происходит при нарушении. Есть ли план продаж по менеджерам и в чём он измеряется: в сделках, сумме договоров или поступивших оплатах. Кто имеет право видеть чужие сделки: только руководитель или весь отдел.

Если ответов нет, это нормально, мы поможем их сформулировать на разборе. Но решение принимает руководитель продаж: CRM закрепляет правила, а придумать их за отдел не может. Без этих договорённостей даже аккуратно собранная воронка через месяц превращается в архив, куда менеджеры заносят сделки задним числом.

Когда хватит малого

Если в отделе 2–3 менеджера и один канал заявок, достаточно одной воронки, телефонии и пары роботов. Такая настройка проще и быстрее полной. Расширять имеет смысл, когда появляются новые каналы, второй руководитель или план продаж по людям.

Если портал уже есть, но отдел продаж в нём не живёт, начните с бесплатного аудита. Часто причина в паре мест: лишние обязательные поля, нет телефонии в карточке, роботы ставят задачи, которые никто не закрывает.