Настройка роботов и триггеров в Битрикс24 по стадиям воронки

Роботы — самый доступный способ автоматизировать Битрикс24. Их настраивают мышкой, и поэтому каждый сотрудник с правами администратора CRM рано или поздно добавляет «ещё одного». Через год в воронке сорок роботов, половина из которых дублирует друг друга, а менеджеры получают по три одинаковые задачи на каждую сделку.

Настройка роботов и триггеров в Битрикс24: как мы её строим

Основной инструмент — карта автоматизации. Это таблица, где для каждой стадии записано:

Стадия	Что переводит сюда	Что происходит	Условие
Новая заявка	Форма сайта, звонок, WhatsApp	Задача «связаться» на 15 минут	Рабочее время
Нет ответа 15 минут	—	Смена ответственного, уведомление руководителю	Задача не закрыта
КП отправлено	Менеджер вручную	Напоминание клиенту через 2 дня	Сделка не сдвинулась
Оплачено	Триггер на оплату счёта	Задача логисту, сообщение клиенту	—

Такую таблицу показываем руководителю до настройки. В ней сразу видно, где автоматика создаёт лишнюю работу и где не хватает контроля.

Триггеры: что можно отследить

• Оплата счёта или изменение поля, которое обновляет 1С. Ответ как настроить триггер по оплате разбирает детали.
• Входящий звонок или письмо от клиента по сделке.
• Заполнение CRM-формы или открытие ссылки из письма.
• Изменение поля — например, менеджер указал дату встречи.

Триггер полезен тем, что сделка двигается по факту события. Менеджеру не нужно помнить, что после оплаты сделку надо перетащить.

Ошибки, которые встречаем на чужих порталах

Робот без условия. Напоминание клиенту уходит даже тогда, когда он уже оплатил. Условие «если стадия не изменилась» решает проблему.

Задержка больше, чем жизнь на стадии. Робот с задержкой в 3 дня не сработает, если сделка ушла со стадии через день. Это нормально, но часто об этом не знают и ждут уведомлений.

Цикл. Робот меняет поле, триггер на изменение поля возвращает сделку на стадию, робот срабатывает снова. Такие петли ищем на прогоне тестовых сделок.

Задачи без срока или на «ответственного» при пустом поле. Задача падает постановщику-администратору, и её никто не видит.

Что важно решить до настройки

Кто получает уведомления. Если каждый робот пишет руководителю, через неделю он перестаёт их читать. Уведомления оставляем только о событиях, где нужна реакция человека.

Какие сообщения уходят клиенту автоматически и от чьего имени. Напоминание о встрече полезно, третье подряд «вы ещё думаете?» раздражает.

Кто может менять роботов. Права на настройку автоматизации лучше оставить одному-двум администраторам, иначе карта автоматизации устареет через месяц.

Стоимость настройки — от 250 000 ₸, она зависит от числа воронок и стадий. Если роботы уже есть и нужно разобраться, почему они не работают, начните с бесплатного аудита.

Где заканчиваются роботы

Робот хорош для одного действия. Если нужны ветки «если — иначе», несколько согласующих или цикл, это уже бизнес-процесс, который робот может запустить. Если нужно действие, которого нет в списке роботов, например запрос во внешнюю систему, пишем своего робота через REST API: такие доработки описаны на странице инструменты для Битрикс24.

Для контроля роботы тоже не всё умеют. Например, наглядно показать, сколько дней сделка висит на стадии, проще нашим инструментом b24tools, который красит карточки канбана по дням.