Корпоративный портал на Битрикс24 для всей компании

Корпоративный портал покупают ради порядка: чтобы документы не терялись в почте, отпуск согласовывался не в коридоре, а задачи не жили в голове руководителя. Получается это не у всех. Типичная картина через полгода: портал открыт, лента новостей пустая, а работа по-прежнему идёт в WhatsApp.

Из чего состоит корпоративный портал на Битрикс24

Оргструктура. Отделы, руководители, заместители. Это основа для прав, маршрутов согласования и отчётов. Если структура в портале не совпадает с реальной, согласования уходят не тем людям.

Диск. Общие папки отделов, личные папки, права на чтение и редактирование. Важно решить заранее, где лежат шаблоны и итоговые версии документов, иначе через месяц на Диске будет пять файлов «Договор_финал_2».

База знаний. Регламенты, инструкции, ответы на частые вопросы, материалы для новичков. Как её устроить, описано в ответе как сделать базу знаний.

Согласования. Отпуск, командировка, закупка, служебная записка. Каждое — это форма с полями и маршрут: кто согласует, в каком порядке, что происходит при отказе. Пример маршрута разобран в ответе как согласовать отпуск.

Задачи и проекты. Рабочие группы отделов, канбан, сроки, контроль. Подробно — на странице настройка задач и проектов.

Почему порталы не приживаются

Нет правила переезда. Пока рабочие вопросы можно решить в личном мессенджере, их будут решать там. Нужна дата и правило от руководителя.

Пустая база знаний. Если в портале нечего читать, туда не заходят. Перед запуском наполняем хотя бы десять самых нужных документов.

Слишком много согласований сразу. Начинаем с 2–3 самых частых, остальные добавляем, когда команда привыкнет.

Нет хозяина. У портала должен быть администратор внутри компании, который добавляет сотрудников и следит за порядком на Диске.

Когда встроенных согласований мало

Когда процессов становится больше двадцати, сотрудники перестают находить, где запустить нужный. Для одной компании мы сделали каталог бизнес-процессов: единое окно в левом меню, где процессы разложены по категориям, а форма запуска строится автоматически. Для руководителей там же работает монитор процессов по отделам.

Облако или серверная версия

Для корпоративного портала этот вопрос встаёт чаще, чем для CRM. Облако не требует своего сервера, обновляется вендором и подходит большинству компаний. Серверную версию выбирают, когда внутренние документы по требованиям компании должны храниться на своём сервере или нужна глубокая доработка интерфейса. В этом случае появляются расходы на сервер, обновления и резервные копии. Сравнение есть в ответе облако или серверная версия, а про защиту данных — в ответе безопасность данных в Битрикс24.

С чего начать

Если портал нужен для 10–30 человек, первый этап — структура, Диск, база знаний и два согласования. Это даёт сотрудникам повод заходить в портал каждый день. CRM, бизнес-процессы и интеграции добавляются вторым этапом, когда базовые привычки сформировались.

Для компаний на 50 человек и больше добавляем к первому этапу оргструктуру с заместителями, права на Диск по отделам и обучение администратора: без своего человека, который ведёт портал, он быстро зарастает пустыми группами и устаревшими документами. Если такого человека нет, эту роль можно отдать на сопровождение.