Перенос данных в amoCRM из Excel, таблиц и другой CRM

Перенос базы кажется самым простым этапом запуска CRM: выгрузил таблицу, загрузил в amoCRM. На практике именно здесь появляются проблемы, которые потом месяцами мешают работать: дубли, клиенты без телефона, сделки без ответственного, три варианта написания одной компании.

Откуда переносим и как

Excel и Google Таблицы. У amoCRM есть штатный импорт из файла: столбцы сопоставляются с полями, можно сразу создать контакты, компании и сделки. Для аккуратной таблицы на одном листе этого достаточно. Сложности начинаются, когда в одной ячейке два телефона, у клиента несколько сделок на разных листах или данные разбросаны по файлам разных менеджеров. Тогда сначала собираем всё скриптом в одну чистую структуру.

Другая CRM. Из Битрикс24, Мегаплана или самописной системы данные выгружаем через их API или из выгрузки базы, а в amoCRM загружаем через REST API. Так сохраняются связи: контакт привязан к компании, сделка к контакту, примечания и задачи к сделке.

Самописная база или 1С. Бывает, что клиенты живут в учётной системе. Тогда договариваемся о выгрузке в понятном формате и переносим только то, что нужно продажам.

Перенос данных в amoCRM: три типичные ошибки

Телефоны в разном формате. «8 701…», «+7701…», «701…» для amoCRM разные номера. Входящий звонок не найдёт клиента, и создастся новый контакт. Перед загрузкой приводим все номера к одному виду.

Этапы перенесли «как было». Если в старой CRM было 15 этапов, а в новой воронке 7, нужна таблица соответствия. Иначе сделки окажутся не там, где их ждут менеджеры.

Ответственные не совпали. Менеджеры в старой системе и в amoCRM должны быть сопоставлены заранее. Записи уволенных распределяем по договорённости или ставим на руководителя.

Что решить до переноса

• Какой срок давности данных нужен в работе. Пятилетняя история закрытых сделок часто только мешает.
• Какие поля действительно используются. Переносить сорок полей ради трёх заполненных нет смысла.
• Кто проверит тестовую выборку. Лучше всего один опытный менеджер, который знает клиентов.

Как проверяем результат

После полного переноса сверяем количество: сколько контактов, компаний и сделок было в источнике, сколько появилось в amoCRM, сколько пропущено и почему. Пропуски бывают законными, например записи без имени и телефона, и всё равно попадают в отчёт отдельным списком.

Затем выборочно открываем карточки: у сделки есть контакт, у контакта компания, ответственный тот, кто должен быть, примечания на месте. Отдельно проверяем звонок с номера перенесённого клиента: если телефония находит карточку, формат номеров приведён правильно.

Исходную выгрузку храним до конца месяца поддержки. Если через две недели менеджер не найдёт какого-то клиента, его можно догрузить, не повторяя весь перенос.

Когда перенос не нужен

Если база маленькая, а старые записи без телефонов и истории, проще начать в amoCRM с чистого листа и вносить клиентов по мере обращений. Если же переезжаете в обратную сторону, из amoCRM в Битрикс24, для этого есть отдельная услуга переезда с amoCRM.

Срок переноса зависит от источника: аккуратную таблицу загружаем за день, перенос из другой CRM со сделками, задачами и примечаниями занимает от трёх дней вместе с тестовой выборкой и сверкой.