Как правильно организовать задачи и проекты в Битрикс24?
В Битрикс24 задача имеет постановщика, исполнителя, соисполнителей, наблюдателей, крайний срок, чек-лист и учёт времени. Проекты ведутся в группах с канбаном, диаграммой Ганта или Scrum. Для порядка договоритесь о правилах: у задачи всегда один ответственный и срок, результат описан в постановке, а просрочки разбираются регулярно. Повторяющиеся задачи и задачи из CRM создавайте шаблонами и роботами.
Настроить самому или доверить Emaya
Мы уже наступили на эти грабли — вам не придётся
Подберём настройку Битрикс24
3 вопроса — и вы знаете цену и срок. Бесплатный аудит портала при заявке из квиза.
Интервью с собственником и РОПом, аудит текущей CRM и источников заявок.
1–3 дняВоронки, роли, точки контроля. Согласуем до того, как что-то настраивать.
3–5 днейНастраиваем Битрикс24 и дописываем недостающие инструменты. Демо каждую неделю.
1–4 неделиОбучение, база знаний, поддержка. Дорабатываем, пока цифры не поедут вверх.
дальше — с вамиПодробнееразвёрнутое описание, этапы и нюансы
Из чего состоит задача
- Постановщик и ответственный. Ответственный — один человек.
- Соисполнители и наблюдатели. Помогают и следят за ходом.
- Крайний срок. Без срока задача — пожелание.
- Описание и чек-лист. Что считается результатом.
- Учёт времени и оценка. Если важны трудозатраты.
- Связи. С CRM, проектом, другими задачами (подзадачи, зависимости).
Как организовать проекты
| Инструмент | Для чего |
|---|---|
| Группа / проект | Участники, задачи, файлы и чат проекта |
| Канбан | Стадии работы над задачами |
| Диаграмма Ганта | Сроки и зависимости |
| Scrum | Спринты, бэклог, планирование |
| Мой план | Личный канбан сотрудника |
Правила, которые стоит договорить
- Один ответственный на задачу, остальные — соисполнители.
- Каждая задача со сроком.
- В описании — ожидаемый результат, а не только «сделать».
- Перенос срока — только с комментарием и согласием постановщика.
- Результат завершённой задачи — в комментарии или файле.
- Задачи из переписки создаются кнопкой из сообщения, а не «на словах».
Автоматизация
- Шаблоны задач для повторяющейся работы: ежемесячные отчёты, онбординг.
- Роботы в CRM создают задачи на стадиях сделок.
- Роботы в задачах срабатывают при переходе задачи по стадиям.
- Регулярные задачи создаются по расписанию.
Контроль и отчёты
Руководитель видит задачи, которые поставил, просроченные задачи подчинённых и эффективность в разделе задач. Этого хватает для небольших команд. В больших компаниях не хватает сводной картины: кто системно просрочивает, у кого сколько задач без срока, как меняется дисциплина по отделам. Это решают отдельным KPI-монитором задач на данных Битрикс24.
Частые ошибки
- Задачи на «отдел» без конкретного ответственного.
- Задачи без срока висят месяцами.
- Работа идёт в мессенджерах, а задачи заводят «для галочки».
- Нет регулярного разбора просрочек.
Задачи и CRM
Задачи по клиентам лучше ставить из карточки сделки, а не отдельно: так видно всю историю работы с клиентом. Роботы на стадиях воронки автоматически ставят типовые задачи — подготовить КП, перезвонить, отправить договор. Внутренние задачи без привязки к клиенту ведите в проектах отделов, чтобы они не терялись в личных списках.
Как внедрить задачи в команде
- Договоритесь о правилах постановки и закрепите их коротким регламентом.
- Руководители первыми перестают ставить задачи в мессенджерах и на словах.
- Первые две недели проверяйте, что новые задачи ставятся со сроком и ответственным.
- Раз в неделю разбирайте просрочки на планёрке.
- Через месяц оцените: сколько задач закрывается в срок и сколько висит без движения.
Настройку задач и проектов делаем при внедрении Битрикс24, а KPI по задачам — как инструмент для Битрикс24.
Частые вопросы
Как правильно организовать задачи и проекты в Битрикс24?
В Битрикс24 задача имеет постановщика, исполнителя, соисполнителей, наблюдателей, крайний срок, чек-лист и учёт времени. Проекты ведутся в группах с канбаном, диаграммой Ганта или Scrum. Для порядка договоритесь о правилах: у задачи всегда один ответственный и срок, результат описан в постановке, а просрочки разбираются регулярно. Повторяющиеся задачи и задачи из CRM создавайте шаблонами и роботами.
Можно ли связать задачу со сделкой?
Да, задачу можно привязать к лиду, сделке, контакту или элементу смарт-процесса. Она будет видна в таймлайне карточки.
Как контролировать задачи руководителю?
Используйте раздел «Контроль» в задачах, фильтры по просрочке, отчёты по сотрудникам и регулярный разбор. Для сводного KPI по задачам нужен отдельный отчёт или инструмент.
Сделаем так же у вас
Короткий созвон — и вы знаете срок и цену. Или посчитайте сами за 2 минуты.