Как настроить карточку сделки в Битрикс24?

Карточка сделки — экран, на котором менеджер проводит большую часть дня. Если в ней 50 полей вперемешку, нужное ищется минуту, а заполнять всё никто не будет. Хорошая карточка короткая, понятная и одинаковая у всего отдела.

Пошагово

1. Составьте список полей. Выпишите, какие данные нужны на каждом этапе сделки и кто их использует: менеджер, юрист, бухгалтер, отчёты. Всё остальное — кандидаты на скрытие.
2. Откройте любую сделку под учётной записью администратора.
3. Создайте разделы. Внизу или в меню карточки добавьте блоки, например: «О сделке», «Клиент», «Объект / товар», «Документы и оплата».
4. Перетащите поля. Захватите поле за левый край и перенесите в нужный раздел. Самое важное — сумма, стадия, ответственный, контакт — в первом блоке.
5. Скройте лишнее. В меню поля выберите «Скрыть». Для полей, которые нужны редко, используйте режим показа только заполненных значений, если он есть в вашей версии.
6. Добавьте недостающие поля через «Создать поле» прямо в карточке: список, дата, деньги, привязка к CRM.
7. Переименуйте поля понятным для команды языком: «Бюджет клиента» вместо «Поле 7».
8. Сохраните общий вид. В меню настроек карточки выберите вариант «Сохранить для всех» или «Общий вид» (формулировка зависит от версии). Без этого настройки увидит только тот, кто их сделал.
9. Проверьте с правами менеджера и в мобильном приложении.

Вкладки и таймлайн

Справа или ниже — таймлайн с делами, звонками и комментариями. Вверху — вкладки: товары, счета, документы, история, связанные элементы. Неиспользуемые вкладки можно скрыть, а нужные приложения — добавить.

Частые ошибки

• Каждый менеджер настроил под себя. Руководитель не может быстро разобраться в чужой сделке. Используйте общий вид.
• Дублирующие поля. «Телефон» в сделке и в контакте — данные расходятся. Храните контактные данные в контакте.
• Текстовые поля для всего. Нельзя фильтровать и считать.
• Технические поля на виду. Поля для интеграций и роботов лучше вынести в отдельный нижний раздел.
• Никто не отвечает за карточку. Через год в ней 80 полей. Назначьте владельца CRM, который согласует новые поля.

Как проверить, что карточка удобна

Попросите менеджера провести сделку от новой до оплаты и засеките время на заполнение. Спросите, какие поля он никогда не трогает. Если ответов много — сокращайте. Через месяц посмотрите, какие поля остаются пустыми в большинстве сделок: их тоже стоит скрыть или удалить.

Когда нужен интегратор

Если в карточке нужны данные из других систем (остатки, история заказов из 1С, шахматка), кнопки действий или расчёты, понадобятся встраиваемые приложения. Мы делаем их в рамках инструментов для Битрикс24, а структуру карточки перерабатываем по итогам аудита.