С Excel на CRM для доставки воды

Таблица хороша тем, что её можно завести за вечер. Почти каждая доставка воды начинает с неё, и в этом нет ничего плохого. Проблема появляется позже, когда файл стал рабочим местом для трёх человек, а никто не решался это признать.

Шесть признаков, что таблице пора на пенсию

Файл называется «клиенты_новый_финал_2». Значит, копий несколько, и нельзя сказать, какая главная.

Заказы правят двое одновременно. Гугл-таблица частично решает это, но не защищает от случайной перезаписи или удаления строки, особенно с телефона.

Адрес каждый раз переспрашивают. Поиск по файлу занимает больше времени, чем разговор. Оператор просит продиктовать заново, клиент раздражается.

По талонам есть отдельные листы на компанию. На каждый новый офис добавляется ещё вкладка, сумма живёт в формуле, которую однажды сломали.

Вечером бутыли считают на бумаге. Таблица не связана с машиной, поэтому разница за день выясняется в споре, а не в отчёте.

Узнать выручку можно только у одного человека. Он уходит в отпуск, и компания теряет цифры на две недели.

Если совпало два или три пункта, стоит что-то менять. Если один, возможно, хватит навести порядок в файле.

Что изменится на рабочих местах

Оператор вместо поиска по столбцу вводит номер и видит клиента, адреса и прошлый заказ. Диспетчер двигает карточки в календаре вместо строк с цветной заливкой. Кладовщик подтверждает погрузку в системе, поэтому утренние цифры появляются сами. Курьер получает маршрут в приложении, а не фотографию листа в чат.

Директору становится проще всего: дашборд заполняется по факту работы, никому не нужно сводить таблицы в конце дня.

Отчёты остаются привычными. Любой список выгружается в CSV, такой файл открывается в Excel, и бухгалтер сможет крутить сводную как раньше. Формата xlsx нет, поэтому строго говоря вы получаете таблицу с данными, без оформления.

Как подготовить файлы

Готовой кнопки загрузки Excel в интерфейсе нет: таблицы переносим мы. Файлы у всех разные, и почти всегда их приходится чистить вручную, поэтому чем аккуратнее вход, тем быстрее и дешевле работа.

Соберите все версии в одно место. Определите, какая главная для клиентов, какая для компаний, какая для долгов. Телефоны должны быть в отдельном столбце, а не вместе с именем в одной ячейке. Запись «Айгуль (бухгалтер) 8701…, Асет 8777…» лучше разделить заранее, и мы поможем с этим.

Главное правило переноса: дубли убираем по телефону. Один клиент с тремя адресами должен стать одним клиентом с тремя адресами, а не тремя клиентами.

Остальное готовите на дату запуска: сколько талонов у каждой компании, какой долг на накладной, сколько бутылей на складе. Эти цифры вы подтверждаете сами, потому что от них дальше считается всё.

Какие листы переносить не надо

Не всё из файла стоит забирать. Сводные за прошлые годы, расчёт зарплаты курьеров, черновики цен остаются у вас: в системе для них нет места, и они там не нужны. История заказов полезна в той части, которая подскажет оператору прошлый заказ постоянного клиента. Клиентов, которые не заказывали несколько лет, лучше обсудить отдельно: возможно, им стоит сделать один звонок, а не заводить в базу вслепую.

День переключения

Не держите две системы параллельно для оператора: кто-то обязательно запишет заказ только в одну. Выберите спокойный день, например понедельник без праздников. С этого момента файл открывается только для чтения. Первые смены проходим вместе, а вечером смотрим, как сошлась тара.

Если вы ещё выбираете систему, полезна страница про выбор программы, а маленькой команде подойдёт разбор CRM для водовозов. Экраны со всех рабочих мест на странице продукта.