Переход с Битрикс24 на CRM для доставки воды

На Битрикс24 можно построить доставку воды, многие так и сделали. Обычно картина похожа: сделка на каждый заказ, поля «куплено талонов» и «остаток талонов», десятки роботов, которые считают разницу и шлют уведомления. Работает, пока никто не трогает. Потом кто-то меняет поле, робот перестаёт срабатывать, а бухгалтер обнаруживает это через три недели.

Честное сравнение

Битрикс24 остаётся сильным инструментом для продаж, задач и общения в компании. Если у вас десять крупных договоров в месяц и воронка переговоров, ему есть что предложить, и уходить с него полностью необязательно.

Для ежедневной доставки разница в устройстве. На портале «заказ» это сделка, состав заказа хранится в полях или товарах, смена и борт штатно отсутствуют, а приложения клиента на вашем бренде нет. Мобильный Битрикс создан для всех сразу, поэтому у курьера нет режима смены с QR и пустыми. Всё это можно достроить, и это будет ваша собственная разработка на чужой платформе.

Как идёт перенос

Единой кнопки «импорт из Битрикс24» в интерфейсе нет. У каждого портала свои поля и стадии, поэтому перенос настраиваем мы скриптами под ваш портал. На практике это выглядит так.

Сначала забираем контакты, компании и сделки в промежуточное хранилище. Смотрим, что есть в полях, и составляем карту: какая стадия соответствует какому статусу заказа, где лежат куплено, израсходовано и остаток талонов. Именно здесь находятся сюрпризы вроде двух полей с одинаковым названием.

Затем идёт очистка. Один клиент за годы успевает появиться в трёх контактах с разным написанием номера. Контакты схлопываются по телефону, адреса тоже дедуплицируются, чтобы курьер не видел один дом в четырёх вариантах написания.

После пробной загрузки проверяем на живых примерах: выбираем компании, с которыми вы точно уверены в остатке, и сверяем.

Параллельная работа

Переключаться в один день страшно, и не нужно. Система умеет обмениваться с порталом: правки офиса из Битрикс24 подтягиваются в CRM, а правки из CRM и приложения уходят в сделки. Отправка идёт через очередь, поэтому если портал был недоступен, изменения дойдут позже.

Это удобно, например, если отдел продаж остаётся на портале, а доставка уже переехала. Но такая схема требует настройки и внимания, поэтому мы советуем заранее определить, кто владеет какими данными и когда синхронизация отключается.

Подводные камни

Роботы-дублёры. Если оставить робота, который шлёт клиенту сообщение о доставке, уведомление придёт дважды. Перед запуском составляем список того, что отключить.

Остатки талонов. Самая чувствительная цифра. Определите дату, на которую фиксируется остаток, и предупредите крупные компании. Логику талонов после переезда смотрите на странице про электронные талоны.

Привычки операторов. Сделка и заказ называются по-разному, но главный экран проще портала. Первые смены лучше пройти вместе.

Что заменит портал в остальной работе. Задачи и внутренний чат останутся на Битрикс24, если они вам нужны. CRM для доставки их не заменяет.

Что вы получите после переезда

Сделка перестаёт быть заказом: у клиента одна карточка с адресами и историей, а заказы копятся внутри неё. Талоны ведёт журнал, и больше не нужно гадать, какой робот не сработал. У курьера появляется смена с бортом, у клиента приложение под вашим названием, если вы решите его подключить. Подробнее о том, как держится борт, написано на странице про контроль курьеров.

Что остаётся на вас

Подготовить доступ к порталу, назвать людей, которые отвечают за поля и могут ответить, что значит «Заказ (старый 2)». Если вы ещё сомневаетесь, сравните с вариантом перехода с Excel или посмотрите, как работать вместе с 1С. Экраны и список ограничений есть на странице продукта.