1С и CRM для доставки воды

Спор «1С или CRM» чаще всего возникает между бухгалтером и руководителем доставки. Бухгалтер прав: документы и налоги должны лежать в 1С. Руководитель тоже прав: оператор не может принимать звонки в программе, где на один заказ уходит семь полей. Хорошая новость в том, что выбирать не нужно.

Кто чем занимается

1С остаётся местом для бухгалтерского и налогового учёта. ЭСФ, фискальные чеки, зарплата, закрывающие документы, основные средства. Ничего из этого в CRM нет и не появится как замена.

CRM занимается тем, что происходит на телефоне и у ворот склада. Звонок, адрес, «как обычно», календарь, смена курьера, обмен бутылей, QR талонов, отсечка. 1С может хранить данные о таких операциях, но штатно не заточена под работу с ними в реальном времени, а приложения курьера и клиента потребуют отдельной разработки.

Правда про обмен

Автоматического обмена между системами нет. Заказ из CRM сам в 1С не попадёт, и оплата из 1С сама в CRM не вернётся. Об этом важно знать заранее, потому что ожидание «всё синхронизируется» обычно приводит к обиде в конце первого месяца.

Вот как передача выглядит на практике. Накладная на отпуск товара печатается из заказа, бухгалтер проводит её у себя. Реестр заказов за период с фильтром по оплате выгружается в CSV: например, все заказы по накладной за неделю. Акт сверки по компании за месяц тоже в CSV. Оплаты от компаний бухгалтер вносит вручную в журнал в карточке, и долг обновляется.

Для компании с небольшим числом юрлиц это посильная работа. Если у вас сотни накладных в неделю, ручной перенос будет заметной нагрузкой, и это лучше обсудить до решения.

Как избежать двух правд

Вторая проблема совместной работы: одна и та же цифра живёт в двух местах. Договоритесь заранее, какая система главная.

Остаток бутылей. Оперативный остаток считает CRM, потому что только там есть борт и смена. В 1С он может обновляться реже, например раз в месяц.

Долг компании. Юридически верную цифру даёт 1С. CRM показывает оперативный долг менеджеру. Раз в месяц их сверяют, и расхождение становится поводом разобраться.

Номенклатура. Заведите один список названий: «Вода 19 л» должна называться одинаково, иначе сопоставлять выгрузки будет больно.

Талоны. Продажа пакета это документ в 1С. Расходование отдельных талонов полезно вести в CRM. В бухгалтерии обычно хватает итогов за месяц, но как именно отражать талоны, решает ваш бухгалтер, это не вопрос программы.

Рабочий ритм бухгалтера

Раз в день или в неделю: выгрузка заказов по накладной и проведение в 1С. Раз в месяц: акт сверки по компаниям, сверка долга, выписки по талонам. Раз в месяц: сверка остатков склада после инвентаризации.

В CRM бухгалтеру удобно дать роль с доступом к юрлицам, талонам и отчётам, без лишнего. Права настраиваются отдельно, журнал действий покажет, кто что менял.

Когда лишние затраты времени оправданы

Ручная передача данных выглядит слабым местом, и это так. Но посмотрите, что вы получаете взамен: бухгалтер перестаёт быть диспетчером. Ему не надо заводить заказы и отвечать на вопрос «сколько талонов осталось», и у него появляются выгрузки вместо телефонных расспросов.

Если сейчас всё ведётся в 1С

Значит, клиентов и компании можно выгрузить и перенести, как и в случае с таблицами Excel. Логика работы с компаниями подробно описана на странице про учёт юрлиц и договоров. Сводная таблица сравнения Excel, Битрикс24 и 1С есть на странице продукта.