Учёт доставки воды

В тетради у диспетчера заказ существует, пока диспетчер на месте. Запись «Ерлан, 3 шт, Кабанбай» понятна только автору, а через неделю и автор не вспомнит, какой это Ерлан. Учёт начинается там, где запись о доставке может прочитать другой человек и получить тот же ответ.

Из чего состоит запись о доставке

Заказ в системе хранит клиента и адрес с подъездом и этажом, состав по позициям, дату, курьера, способ оплаты и количество забранных пустых. Он проходит стадии от нового до доставленного, с отдельными ветками для переноса и отмены. Каждая смена стадии сохраняется, поэтому заказ можно прочитать как короткую историю: принят утром, подтверждён при назначении курьера, перенесён на завтра, доставлен.

У переноса и отмены есть причина. Через месяц это полезнее, чем кажется: отчёт по курьерам покажет, у кого переносов заметно больше, чем у остальных, и причины подскажут, виноват ли район, адрес или человек.

Деньги в разрезе оплаты

Вода оплачивается четырьмя способами, и смешивать их в одну сумму нельзя. Наличные и Kaspi приходят сегодня. Талоны уже оплачены компанией раньше, и доставка лишь уменьшает её баланс. Накладная это будущий долг, который закроется в конце месяца.

Отчёт по продажам разделяет выручку по этим четырём линиям. Руководитель видит разницу между тем, что доставлено, и тем, что реально поступило. Для компании на постоплате начисления и оплаты собраны в её карточке, об этом отдельно на странице про юрлица и договоры.

Курьер при вручении отмечает, что получил оплату. Это отметка человека, а не подтверждение банка: автоматической проверки платежа Kaspi в системе нет, как нет и отдельной кассы смены. Наличные, которые курьер сдаёт вечером, принимаете по своему обычному порядку.

Реестр вместо общего файла

Реестр заказов показывает всё, что было, и фильтруется по дате, статусу, курьеру и способу оплаты. Типичные вопросы закрываются двумя кликами. Какие заказы вчера ушли на накладную? Что возил Данияр в понедельник? Сколько отмен за неделю? Нужный срез выгружается в CSV и уходит бухгалтеру.

Если заказ правят, система пересчитывает его сумму, а для талонов ещё и резерв. Это закрывает старую проблему таблиц, где поменяли количество в одной ячейке и забыли про другую.

Ежедневная сверка за пять минут

Дашборд открывается утром и показывает заказы, доставки, выручку и бутыли, рядом динамика за 30 дней. Этого хватает, чтобы заметить неладное: выручка та же, а бутылей меньше, или доставок мало при обычном числе заказов.

Вечером стоит посмотреть три вещи: остались ли заказы без статуса «доставлен», есть ли переносы на завтра, сошлась ли тара по закрытым сменам. Последний пункт живёт на странице про учёт бутылей и тары.

Откуда берутся заказы

Учёт ломается, если часть заказов идёт мимо него. Источников четыре: приложение клиента, звонок, WhatsApp и перенос из старой базы. Заказ сразу помечается источником, поэтому через месяц видно, сколько людей звонит, а сколько пишет. Форма на сайте напрямую в CRM заказ не передаёт: если она у вас есть, заявку оформляет оператор. То же с сообщением в WhatsApp, заказ создаёт человек. Для учёта важнее другое: в конце дня любой заказ лежит в одном реестре, откуда бы он ни пришёл.

Что поменяется в первую неделю

Главное изменение не в экранах. Оператору придётся оформлять каждый заказ, включая тот, что сосед попросил по дружбе, иначе учёт снова разойдётся с жизнью. Зато спор «я передавал, а вы не записали» заканчивается: запись либо есть, либо её нет.

С полным набором экранов можно познакомиться на странице продукта.