Электронные талоны на воду

Бумажный талон удобен ровно до первого разговора с бухгалтером компании. «По нашим данным осталось сорок, а у вас тридцать два». Корешки лежат у курьера, часть в бардачке, часть сдана. Электронный учёт нужен в первую очередь для того, чтобы этот разговор закончился за минуту.

Как живёт талон

Компания оплатила пакет, менеджер пополнил баланс, в журнале появилась запись. Сотрудник заказывает воду в приложении или через оператора, и нужное число талонов уходит в резерв: они ещё не потрачены, но и повторно использоваться не могут. Баланс при этом показывает реальную картину с учётом заказов в пути.

Курьер приезжает, сотрудник показывает QR из приложения, камера считывает код. Резерв превращается в списание. Если заказ отменили, резерв возвращается. Поменяли две бутыли на три? Система доберёт разницу. Каждое из этих движений отдельная строка журнала с датой и заказом.

Из таких строк складывается выписка за период. Она выгружается в CSV и отправляется компании, когда её бухгалтер хочет проверить остаток.

Зачем QR, если есть журнал

Журнал показывает, что талоны списаны. QR показывает, что курьер действительно стоял перед сотрудником компании. Код действует 60 секунд и обновляется на экране сам, поэтому фотография, сделанная на прошлой неделе, не пройдёт.

Заранее продумайте исключение: в офисе сел телефон или нужный человек в отпуске. Воду всё равно надо отдать. Курьер отмечает доставку без QR и указывает причину, а заказ попадает в отчёт. Единичные случаи нормальны. Если у одного курьера таких доставок много, это первое место, куда стоит смотреть при расхождениях с компанией.

Предупредить до того, как талоны закончатся

Когда компания исчерпала пакет, заказ застревает, и офис сидит без воды, а менеджер узнаёт об этом от рассерженного офис-менеджера. Поэтому у каждой компании есть порог остатка: по умолчанию 15, значение меняется в карточке. Ниже порога сотрудникам уходит уведомление, а компания попадает в список отчёта.

Прогноз считает темп расхода и показывает, когда талоны закончатся. Менеджер получает повод позвонить заранее и предложить новый пакет. Кто тратит больше всех, видно в том же отчёте.

Что нужно для работы

Для QR сотруднику нужно приложение клиента, а для входа в него нужен SMS-шлюз: его подключаем на запуске на ваш договор. Пока приложения не опубликованы, талоны можно вести через оператора, но подтверждение по QR заработает только вместе с приложениями. Уведомления в веб-версии приходят в ленту внутри приложения, пуши на телефон появятся в нативных сборках с ключами.

Цена и условия пакета остаются вашими: продажа талона, договор и закрывающие документы идут через вашу бухгалтерию. Ни ЭСФ, ни чеков система не выпускает.

Что сказать компаниям-клиентам

Для офис-менеджера переход выглядит просто: вместо стопки бумажек приложение с балансом и историей. Предупредите заранее, что бумажные талоны с определённой даты не принимаются, а их остаток будет перенесён на баланс компании. Сотрудник, который заказывает воду, видит в приложении, сколько осталось, и не звонит вам с этим вопросом. Бухгалтер получает выписку по запросу. Старые корешки лучше собрать и погасить в один день, иначе курьеры ещё месяц будут принимать и бумагу, и QR, а сверять придётся обе стопки.

Если вы уже ведёте талоны в Битрикс24 или таблице

Самый важный момент переезда это остаток на дату запуска. Лучше подтвердить его с крупными компаниями до переключения. Как мы переносим данные, описано на странице про переход с Битрикс24. Договоры, постоплата и акт сверки живут на странице про учёт юрлиц, а экраны талонов показаны на странице продукта.