Учёт юрлиц и договоров на воду

Частный клиент заплатил и забыл. Компания с договором живёт другой жизнью: в ней есть офис-менеджер, который заказывает, бухгалтер, который просит акт, и директор, который подписывает новый пакет талонов раз в полгода. Если всё это держать в той же базе контактов, что и квартиры, сверка каждый месяц превращается в отдельную работу.

Что хранится в карточке компании

БИН, юридический адрес, номер и дата договора, скан, контакт бухгалтера, заметки. Схема оплаты выбирается одна из трёх: талоны, накладная или обычная, когда компания просто платит при доставке. К компании привязываются сотрудники, и заказ каждого из них автоматически видит нужную схему. Оператору не нужно помнить, что бизнес-центр на Достык работает по накладной.

Талоны и накладная доступны только клиенту, привязанному к юрлицу, поэтому случайно отдать воду на постоплату частному лицу не получится. Как устроены электронные талоны, разобрано отдельно. Здесь поговорим про постоплату.

Месяц на накладной

Компания заказывает воду, курьер вручает её, из заказа печатается накладная на отпуск товара. В карточке компании копятся начисления за месяц. Когда приходит оплата, бухгалтер вносит её в журнал, долг уменьшается. Часть компаний платит раз в месяц, часть после напоминания, поэтому полезно видеть не только сумму, но и историю.

Отчёт по задолженности собирает должников в один экран. Период на долг не влияет: сумма считается по всем начислениям и оплатам. Открыв его в понедельник, менеджер сразу понимает, кому звонить первым.

Кредитный лимит: подсказка, а не шлагбаум

У компании можно задать лимит задолженности. В карточке рядом с лимитом видна шкала долга, превышение подсвечено красным. Заказ при этом не блокируется автоматически. Мы считаем это разумным для воды: если крупный клиент на неделю вышел за лимит, решать должен менеджер, а не программа. Но если вам нужен жёсткий запрет, учтите, что сейчас его нет.

Акт сверки в конце месяца

Бухгалтер клиента просит акт, менеджер открывает карточку и выгружает месяц в CSV. Файл содержит начисления и оплаты, которые система знает. Это данные для документа, а не сам документ с подписями: привычную форму акта бухгалтер собирает у себя. Выгрузку вместе с накладными удобно отправить бухгалтеру компании, когда возникают вопросы.

Границы системы

Система знает про доставки, накладные и оплаты. Налоговую и бухгалтерскую часть она не закрывает: ЭСФ, фискальные чеки и проводки делаются в вашей учётной программе. Обмена с 1С нет, что с этим делать, рассказано на странице про совместную работу с 1С.

Договоры система тоже не печатает: скан просто лежит в карточке, чтобы его не искать в почте. Шаблоны договора остаются у вашего юриста.

Сотрудники компании и их права

Заказывает воду обычно офис-менеджер, но в компании может быть несколько заказчиков. Каждый привязан к компании, у одного из них роль владельца, остальные обычные участники. Менеджер видит в карточке, кто заказывал и на какой адрес. Когда человек увольняется, его отвязывают от компании, а история заказов остаётся. Это важно для бухгалтера: спор «кто заказывал воду в марте» решается открытием заказа, а не поиском бывшего сотрудника. Для компании с несколькими точками один договор и один баланс работают на все адреса.

С чего начать, если компаний много

Отсортируйте их по объёму. Первыми перенесите те, по которым идут споры о долге, и сверьте остаток письмом до запуска. Так у вас появится стартовая цифра, которую обе стороны уже признали. Остальное заведём при переносе базы, подробности и экраны на странице продукта.