Как подключить почту к CRM в Битрикс24?

Когда переписка с клиентом живёт в личной почте менеджера, она уходит вместе с ним при увольнении. Подключение почты к CRM сохраняет каждое письмо в карточке клиента и позволяет отвечать прямо из Битрикс24.

Пошагово

1. Откройте раздел «Почта» в левом меню. Если его нет, найдите через «Ещё» или поиск по меню.
2. Выберите почтовый сервис. Для популярных (Gmail, Яндекс, Mail.ru, Outlook) есть готовые кнопки. Для корпоративной почты на своём домене выберите IMAP и укажите сервер, порт и SSL — их даёт ваш хостинг или администратор почты.
3. Авторизуйтесь. Для Gmail и некоторых других сервисов вход идёт через окно сервиса. Если используется двухфакторная защита, может понадобиться пароль приложения.
4. Включите интеграцию с CRM. В настройках ящика отметьте опцию работы с CRM.
5. Настройте правила для новых адресатов. Входящие письма от неизвестных отправителей могут создавать лид или контакт; исходящие — тоже, если нужно.
6. Выберите ответственных. Для общего ящика (sales@, info@) можно распределять новые обращения по очереди между несколькими сотрудниками.
7. Укажите глубину загрузки. Битрикс24 подтянет письма за выбранный период, и они появятся в карточках существующих клиентов.
8. Настройте подпись и проверьте отправку письма из карточки сделки.

Как это выглядит в работе

• Письмо клиента появляется в таймлайне его контакта и связанной сделки.
• Менеджер отвечает из карточки, и ответ уходит с его ящика.
• Роботы могут отправлять письма клиенту с подключённого ящика.

Шаблоны писем

Для типовых ответов (КП, реквизиты, инструкция после оплаты) создайте шаблоны писем в CRM. В них можно подставлять имя клиента, сумму сделки и данные менеджера. Шаблоны экономят время и выравнивают качество: письма выглядят одинаково аккуратно у всех сотрудников отдела.

Частые ошибки

• Подключён только ящик руководителя. Менеджеры продолжают писать с личной почты, история теряется.
• Создание лида на каждое входящее. Рассылки, уведомления и спам превращаются в лиды. Добавьте исключения или создавайте лиды только из нужных ящиков.
• Общий ящик без распределения. Письма видят все, но не отвечает никто.
• Почта на бесплатном домене. Письма менеджеров с личных @gmail.com хуже доходят и выглядят несерьёзно — лучше корпоративный домен.

Когда нужен интегратор

Если у компании несколько доменов, сложные правила маршрутизации писем или почта должна создавать не лиды, а элементы смарт-процесса (например, заявки в сервис), понадобится настройка под процесс. Мы делаем это при внедрении Битрикс24.