Разработка CRM-системы на заказ, когда готовая не подходит

Своя CRM — дорогое решение, если она повторяет то, что уже умеют Битрикс24 и amoCRM. Поэтому первый вопрос на разборе не «какой стек», а «почему не готовая система». Примерно в половине случаев ответ — настроить существующую CRM, и тогда мы предлагаем внедрение Битрикс24 или доработку через API.

Когда своя CRM оправдана, а когда нет

Своя система имеет смысл, если выполняется хотя бы одно из условий:

• Главная сущность у вас не сделка. Квартира в доме, заказ в производстве, объект обслуживания, заявка жителя. В готовой CRM такие вещи натягиваются на сделку и смарт-процессы, и через полгода в карточке сотня полей.
• Много пользователей, которым нужна одна функция. Сорок операторов только отмечают статус, а платить за полную лицензию для каждого невыгодно.
• Жёсткие правила, которые CRM не держит. Нельзя продать то, что в резерве; нельзя закрыть заявку без фото; расчёт идёт по формулам компании.
• Данные нельзя держать в облаке вендора по требованиям собственника.

Своя CRM не нужна, если у вас обычный отдел продаж: заявка, звонок, КП, оплата. Это стандартная воронка, её быстрее и дешевле настроить в Битрикс24. И не стоит писать CRM ради «красивого интерфейса»: дизайн не окупит разницу в сроках.

Разработка CRM-системы на заказ: что решить до старта

Модель данных. Какие сущности есть, как они связаны, у какой записи какой владелец. Ошибка здесь самая дорогая: если на старте не учесть, что у клиента бывает несколько объектов, потом придётся переделывать половину экранов.

Права. Не «менеджер и админ», а конкретно: кто видит суммы, кто может удалять, кто видит чужих клиентов. Права лучше закладывать в базу сразу, а не прятать кнопки в интерфейсе.

Источник правды. Если рядом остаются Битрикс24 или 1С, договариваемся, где живёт каждый справочник. Иначе через месяц в двух системах будут разные цены и разные телефоны клиентов.

Что делать с историей. Переносить всё или только активных клиентов, как сопоставить сотрудников, что делать с дублями.

Гибрид: своя система рядом с готовой CRM

Частый и самый разумный вариант — не заменять Битрикс24, а дописать к нему то, чего не хватает. Так устроены наши проекты: KPI-монитор задач забирает задачи из портала и считает бонусы и удержания, StockFlow ведёт остатки и резервы, а сделки остаются в CRM. Продажи работают в привычном интерфейсе, а своя часть решает узкую задачу без компромиссов.

Если задача маленькая — учёт заявок со статусами и ответственными, — посмотрите мини-CRM: её собираем быстрее и проще.

Сколько это стоит в сравнении с подпиской

Готовая CRM — это ежемесячная оплата за пользователей плюс настройка. Своя — разовая разработка плюс сервер и доработки по мере роста. Сравнивать нужно на горизонте двух-трёх лет, а не первого месяца. Поэтому на разборе мы считаем оба варианта по вашим данным: сколько пользователей, какие модули реально нужны, какие доработки придётся делать в готовой CRM через API. Цену лицензий Битрикс24 называем по прайсу вендора и подбираем тариф, а стоимость своей разработки — после модели данных и прототипа.

Отдельно учитывайте риск. Готовая CRM обновляется вендором, своя — вашим подрядчиком. Поэтому мы передаём код и доступы клиенту и описываем, как система устроена: если через год вы решите работать с другой командой, она сможет продолжить.

Как устроена система технически

Веб-приложение с базой PostgreSQL на сервере, который мы берём на себя: домен, HTTPS, ежедневные бэкапы, мониторинг. Интерфейс адаптивный, на телефоне работает без установки. Интеграции с телефонией, WhatsApp, сайтом и 1С подключаются через их API. Код и доступы остаются у вас, после запуска — месяц поддержки и база знаний по вашей системе.