Разработка системы складского учёта, связанной с продажами

Склад и продажи расходятся всегда одинаково: в таблице 40 штук, менеджер обещает клиенту 10, а через час выясняется, что 35 уже отложены под другие сделки. Проблема не в аккуратности кладовщика, а в том, что резерв нигде не записан или записан в другом месте.

Почему резерв важнее остатка

Остаток отвечает на вопрос «сколько лежит на полке». Продажам нужен другой ответ — «сколько можно продать прямо сейчас». Поэтому в системе по каждому товару три числа:

• остаток — физически на складе;
• резерв — обещано по открытым сделкам;
• доступно — остаток минус резерв.

Резерв не уменьшает остаток: товар ещё на полке. Он меняет «доступно» сразу, и второй менеджер видит актуальную цифру в своей сделке.

Разработка системы складского учёта: как устроена связка с CRM

В StockFlow товары и сотрудники синхронизируются с Битрикс24 в обе стороны. Менеджер открывает сделку, видит виджет с доступными остатками и ставит резерв одной кнопкой. Сделка закрылась — резерв превращается в отгрузку и попадает в очередь кладовщика. Сделка отменена — резерв снимается.

Кладовщик работает с киоска: видит очередь отгрузок и проводит движение. Нестандартный размер уходит в цех по своей воронке «принято → изготовление → готово → доставка», а менеджер видит статус прямо в сделке. Клиенту уходит уведомление в WhatsApp.

Типичные ошибки при запуске склада

1. Запуск без инвентаризации. Если начальные остатки неверные, система с первого дня показывает неправду, и ей перестают верить.
2. Резервы без срока. Менеджер поставил резерв и забыл. Нужны правила: срок резерва, напоминание, автоматическое снятие.
3. Неудобный интерфейс кладовщика. Если провести отгрузку дольше, чем записать на бумаге, движения будут вносить в конце дня или не вносить совсем.
4. Две главные системы. Каталог правят и в CRM, и в складе — названия и цены расходятся. Главная система для каждого справочника выбирается заранее.

Как сотрудники работают с системой каждый день

Менеджер не открывает складскую программу вообще: остатки и кнопка резерва есть в сделке Битрикс24, там же статус заказа в цеху.

Кладовщик работает с киоска на складе или с телефона. Экран показывает очередь отгрузок на сегодня, приёмку от поставщика и перемещения. Движение проводится в несколько касаний, без длинных форм.

Цех видит табло с заказами под нестандартный размер и меняет их статусы: принято, изготовление, готово.

Руководитель смотрит движения, оборот и остатки по складам, а также товары, которые давно лежат без движения. Отчёты собираются из тех же данных, по которым работает склад, поэтому ручная сверка в конце месяца уже не нужна.

Когда своя складская система не нужна

Если у вас один склад, нет резервов под сделки и производства под заказ, хватит складского учёта Битрикс24 или 1С. Мы поможем настроить его в рамках внедрения. Своя система окупается там, где ошибки резерва уже стоят компании денег и клиентов. Если склад — часть большого учёта с производством и деньгами, посмотрите разработку учётной системы.