Разработка учётной системы и ERP для компании

Учётная система нужна компании, когда данные о заказе живут в пяти местах: заявка в CRM, остатки в Excel у кладовщика, статус производства в чате цеха, оплата в 1С, а сводку для собственника кто-то собирает по пятницам. Каждый переход — ручная перепечатка и шанс ошибиться.

Своя ERP, типовая конфигурация или CRM

Вариант	Когда подходит
Настройка Битрикс24	Основное — продажи и задачи, учёт простой
Типовая конфигурация 1С	Процессы стандартные, нужен бухгалтерский учёт
Своя учётная система	Учёт нестандартный, участков несколько, нужна связь с CRM

Подробнее про выбор между CRM и 1С — в статье Битрикс24 или 1С. Своя система не заменяет бухгалтерию: она закрывает оперативную часть, которую типовые программы ведут неудобно.

Разработка учётной системы по модулям

Писать ERP целиком за один заход рискованно: через полгода выясняется, что половина модулей не нужна, а нужный участок работает не так, как описали в ТЗ. Мы делаем иначе.

Первым идёт самый болезненный участок. У производства это часто резервы и остатки, у сервисной компании — заявки и исполнители, у доставки — заказы и курьеры. Модуль запускается в работу, люди начинают им пользоваться.

Потом подключаем соседей. Каждый новый модуль использует те же справочники и ту же базу, поэтому данные не нужно сводить.

Отчёты — последними. Когда все участки пишут в одну базу, отчёт для собственника собирается автоматически, без ручных сводок.

Что решить заранее

• Главная система для каждого справочника. Товары и цены могут жить в 1С, клиенты — в CRM, остатки — в вашей системе. Если не договориться, появятся расхождения.
• Единицы и идентификаторы. Артикулы, единицы измерения, коды клиентов. Расхождения здесь ломают обмен с 1С чаще всего.
• Кто вносит данные. Если кладовщику неудобно работать с компьютера, нужен киоск или телефон, иначе учёт будет запаздывать.
• История изменений. В учёте важно знать, кто поменял остаток или сумму. Журнал закладываем сразу.

Как не утонуть в проекте

Учётная система — проект на месяцы, и главный риск в том, что он растягивается без видимого результата. Чтобы этого не случилось, каждый этап заканчивается модулем, которым люди работают каждый день, а не документом или макетом. Если через месяц после старта ни один сотрудник не вносит данные в новую систему, что-то идёт не так, и это видно сразу.

Второе правило — не переносить в новую систему старые обходные пути. Если в Excel заказ отмечали жёлтым цветом, когда клиент «вроде согласен», в системе это должен быть понятный статус с правилами перехода. Разбор таких мест занимает время на старте, но потом экономит месяцы переделок.

Пример из практики

В StockFlow для производителя матрасов учёт построен на трёх числах: остаток, резерв и доступно. Менеджер резервирует товар из сделки Битрикс24, кладовщик проводит отгрузку с киоска, нестандартные заказы идут через цех со своими статусами. Сделки и клиенты остаются в CRM, а остатки и движения — в учётной системе. Подробнее о складской части — на странице системы складского учёта.