Программа для управляющей компании ЖК: заявки жителей без чатов

В большинстве жилых комплексов связь с управляющей компанией выглядит одинаково: общий WhatsApp-чат на несколько сотен человек, где сообщение о протечке оказывается между объявлением о потерянной кошке и спором о парковке. Диспетчер что-то замечает, что-то нет. Житель пишет повторно, потом звонит, потом жалуется в соседний чат.

Что меняется, когда у заявки есть карточка

Сообщение в чате нельзя назначить, у него нет статуса и срока. Заявка в программе — это запись с адресом, категорией, фото, исполнителем и историей. Отсюда всё остальное:

• диспетчер видит список новых заявок, а не листает чат;
• сантехник получает только свои заявки с фото и номером квартиры;
• житель видит, что заявка принята и в работе, и не пишет третий раз;
• руководство видит, сколько заявок пришло за месяц и какие висят дольше недели.

Программа для управляющей компании ЖК на примере Argento

В проекте Argento житель входит через Google-аккаунт и заполняет профиль с квартирой один раз. Дальше заявка занимает минуту: описание проблемы и до пяти фото с телефона. УК назначает исполнителя, статус меняется по мере работы, руководство смотрит графики по количеству заявок и скорости закрытия. Роли разделены: житель видит только свои заявки, сотрудник — назначенные ему, администратор — все.

Технически это адаптивное веб-приложение на Next.js с базой PostgreSQL. Устанавливать ничего не нужно, на сервере ежедневные бэкапы.

Что продумать до запуска

Как жители войдут. Через Google, по номеру телефона или по коду квартиры. Чем проще вход, тем больше людей начнут пользоваться. Для старшего поколения оставьте телефон диспетчера, который заносит заявку сам.

Категории. Пять-семь понятных категорий лучше двадцати. От категории зависит, кому заявка уходит автоматически.

Публичные и личные заявки. Сломанный лифт касается всех, течь в квартире — только жильца. Иногда полезно показывать общедомовые заявки всем, чтобы не было десяти одинаковых.

Переход из чатов. Чаты никуда не денутся. Договоритесь, что в чате на заявку отвечают ссылкой на сервис, и через пару недель люди привыкают.

Что получает руководство УК

Самая недооценённая часть сервиса — статистика. Когда заявки живут в чате, на вопрос «как работает наша УК» отвечают по ощущениям. Когда они в системе, видно, сколько обращений пришло за месяц, по каким категориям, какие подъезды и дома дают больше всего проблем, и сколько в среднем проходит от заявки до закрытия.

Это полезно и для разговора с жителями на собрании, и для работы с подрядчиками: если лифтовая организация закрывает заявки за неделю, это видно в цифрах, а не в эмоциях. Повторяющиеся заявки по одному адресу подсказывают, где нужен плановый ремонт, а не очередная заплатка.

Что можно добавить позже

Объявления для жителей, плановые работы и отключения, голосования, интеграцию с Битрикс24 для учёта подрядчиков. Если нужен полноценный кабинет жителя с документами и начислениями, посмотрите личный кабинет клиента. Начинать лучше с заявок: это самая частая боль УК, и по ней сразу видно, приживается ли сервис.