Как добавить сотрудников в Битрикс24?

Правильно заведённые сотрудники и структура компании — основа для всего остального: прав доступа, маршрутов согласования, отчётов по отделам и распределения заявок. Ошибки здесь потом всплывают в каждом процессе.

Пошагово

1. Подготовьте список сотрудников: ФИО, должность, email или телефон, отдел, руководитель.
2. Создайте структуру компании. Раздел «Сотрудники» → «Структура компании» (или «Компания» в новых версиях). Добавьте отделы и подотделы, например «Продажи → Отдел продаж Астана».
3. Назначьте руководителей отделов. Руководитель автоматически становится тем, кому уходят согласования, кто видит сделки подчинённых при соответствующих правах и получает эскалации.
4. Пригласите сотрудников. «Сотрудники» → «Пригласить»:
   • по email или номеру телефона;
   • массово — список адресов;
   • ссылкой-приглашением (удобно, но лучше включить подтверждение администратором).
5. Выберите отдел при приглашении, чтобы сотрудник сразу попал в структуру.
6. Проверьте профили: должность, фото, телефон. Это помогает коллегам и клиентам в открытых линиях.
7. Настройте права в CRM и других разделах по ролям, а не по каждому сотруднику.
8. Подключите двухфакторную авторизацию, особенно для руководителей и администраторов.

Когда сотрудник уходит

1. Переназначьте сделки, контакты, лиды и задачи на другого сотрудника.
2. Проверьте роботов и бизнес-процессы, где он указан конкретно.
3. Уволите его в профиле (деактивируйте). Удалять не нужно: история его работы сохранится, а лицензия освободится.
4. Отключите доступ к почте и подключённым каналам.

Первый день сотрудника в портале

Подготовьте для новичка короткий маршрут: заполнить профиль, установить мобильное приложение, прочитать регламенты в базе знаний, открыть свои сделки и задачи. Удобно оформить это шаблоном задачи с чек-листом, который ставится каждому новому сотруднику при приглашении. Так никто не остаётся без доступа к нужным разделам.

Внешние пользователи

Подрядчиков и клиентов приглашайте в экстранет: они получают доступ только к конкретным группам и проектам, не видят CRM и структуру компании.

Частые ошибки

• Общий аккаунт на отдел. Невозможно понять, кто что сделал, права не работают.
• Нет структуры. Согласования и права настраиваются вручную на каждого человека.
• Руководитель не назначен. Бизнес-процессы «Утверждение руководителем» зависают.
• Ссылка-приглашение без контроля. В портал попадают посторонние.
• Удаление вместо увольнения. Теряется связь с историей сделок.

Когда нужен интегратор

Если в компании несколько юрлиц и филиалов, сложная матрица подчинения и права зависят от проекта или города, структуру и роли стоит спроектировать заранее. Мы делаем это при внедрении Битрикс24, а существующие настройки проверяем на аудите.