Содержание · 8 разделов
Талоны это предоплаченные бутыли: компания покупает пакет, а её сотрудники заказывают воду в счёт этого пакета, пока баланс не закончится. Для поставщика это деньги вперёд и почти никакой дебиторки. Чтобы схема работала, нужны журнал движений по каждой компании, понятное правило резерва и списания, и порог, при котором компании вовремя напоминают о пополнении.
Как устроена схема по шагам
Рабочий цикл выглядит так:
- Договор. Цена, сроки действия и условие возврата неиспользованных талонов. Это те пункты, по которым потом случаются споры.
- Пополнение. Компания оплачивает счёт, вы зачисляете пакет на баланс.
- Заказ. Сотрудник или завхоз заказывает воду. Талоны резервируются.
- Доставка. Курьер подтверждает доставку, резерв становится списанием.
- Отчёт. Бухгалтер клиента получает выписку.
- Напоминание. Остаток упал ниже порога, поставщик и клиент узнают об этом до того, как вода закончится.
Шаг резерва часто пропускают, и зря. Без него два сотрудника могут заказать воду при балансе на один заказ, и один из них узнает об этом от курьера на пороге.
Журнал вместо одной цифры
Самая частая ошибка: хранить в таблице один столбец «остаток талонов» и менять его руками. Через полгода никто не сможет объяснить, почему там 47, а бухгалтер клиента уверен, что 63.
Вместо одной цифры нужен журнал, где каждая запись содержит дату, изменение, остаток после операции, основание и автора. Баланс в таком журнале вычисляется, и править его задним числом невозможно: ошибка исправляется новой записью-корректировкой.
Условный пример выписки, числа вымышлены:
| Дата | Операция | Изменение | Остаток |
|---|---|---|---|
| 1 октября | Пополнение по счёту | +50 | 50 |
| 3 октября | Заказ, 8 бутылей | −8 | 42 |
| 10 октября | Заказ, 8 бутылей | −8 | 34 |
| 12 октября | Отмена заказа от 10 октября | +8 | 42 |
| 14 октября | Заказ, 10 бутылей | −10 | 32 |
С такой таблицей большинство споров заканчивается на первом письме: клиент видит каждое движение и сам находит нужную строку.
Порог и прогноз: когда напоминать
Порог означает минимальный остаток, при котором компании пора пополнять баланс. Фиксированное значение подходит для начала, но разным компаниям нужны разные цифры.
Считайте прогноз от темпа расхода. Условный пример с вымышленными числами: компания за последние 30 дней потратила 60 талонов, то есть 2 в день. Остаток 32. Значит талонов хватит примерно на 16 дней. Если пополнение через бухгалтерию занимает неделю, напомнить нужно примерно за две недели до конца, то есть уже сейчас.
Когда компании не хватает нескольких талонов прямо в момент заказа, в выигрыше оказывается тот, кто предупредил заранее. Завхоз запомнит, что ему вовремя написали.
Какие споры возникают и как их снять
Срок действия. Компания купила 200 талонов и за год потратила 120. Что с остальными? Напишите в договоре, сгорают ли талоны и как поступать при росте цены.
Изменение цены. Вы подняли цену на воду. Действующий пакет работает по старой цене до конца, а новый покупается по новой. Это честно, и это надо сказать письменно.
Возврат при расторжении. Клиент уходит и хочет деньги за остаток. Заранее пропишите порядок.
Смешанный заказ. Завхоз заказывает 12 бутылей по талонам плюс помпу за деньги. Помпа в пакете не значится, поэтому такие позиции лучше оформлять отдельным заказом или счётом. Иначе бухгалтерия клиента начинает получать документы, которые не сходятся с пакетом.
Кто имеет право заказывать. Без списка сотрудников компании любой человек, знающий название офиса, может потратить чужой пакет. Нужен перечень лиц, которым разрешено заказывать, и назначенный ответственный.
Бумажные или электронные
Бумажные талоны всё ещё работают. Курьер забирает листок, вечером сдаёт. Проблемы понятны: потеря, пересчёт вручную, задержка, расхождение между талонами в сумке курьера и записями оператора. Электронная схема снимает большую часть этих проблем, но требует, чтобы у сотрудника было приложение. Сравнение двух способов мы вынесли в отдельную статью про QR-талоны.
Когда талоны не нужны
Схема подходит не всем. Если компания заказывает раз в месяц по две бутыли, ей проще платить по факту. Если клиент крупный и работает по договору с постоплатой, удобнее накладные и акт сверки. Талоны хороши в середине: регулярный заказ, несколько сотрудников, бухгалтерия, которая любит один счёт.
Как продать талоны компании, которая платит по факту
Завхозу и бухгалтеру важны разные вещи, поэтому и говорить с ними надо по-разному. Завхоз хочет, чтобы вода приезжала без звонков в бухгалтерию на каждый заказ. Бухгалтеру нужен один счёт на период и понятная выписка вместо стопки мелких документов. Директору обычно хватает фразы о том, что бюджет на воду заранее известен.
Начните с небольшого пакета на один-два месяца расхода. Условный пример, числа вымышлены: компания берёт 15 бутылей в месяц, значит первый пакет на 30 бутылей закрывает два месяца и не выглядит крупной покупкой. После первого цикла выписка уже говорит сама за себя: сколько потрачено и когда нужно пополнить. Если компания не пополняет пакет, узнайте причину, а не просто ждите её звонка.
Отдельно договоритесь, кто подтверждает пополнение со стороны клиента. Если счёт выписан завхозу, а оплачивает бухгалтерия другого города, пакет легко застревает на неделю. Спросите об этом при первой сделке и запишите контакт бухгалтера в карточку компании. При следующем пополнении вы сэкономите несколько звонков, а напоминание о низком остатке уйдёт сразу нужному человеку.
Как это устроено в системе
В CRM для доставки воды у каждого юрлица есть журнал талонов с пополнениями, резервом, списанием и возвратами, порог остатка (по умолчанию 15, настраивается по компании) и прогноз расхода по темпу. Выписка выгружается в CSV. Один талон равен одной бутыли воды 19 л, смешивать талоны с другими товарами в одном заказе нельзя. Подтверждает доставку QR из приложения сотрудника, а если код показать не могут, курьер доставляет с указанием причины, и такая доставка попадает в отчёт.
Как талоны и накладные работают на одной карточке компании, показано на странице «Электронные талоны на воду».