Содержание · 9 разделов
На постоплате у компании и у поставщика должна быть одна и та же цифра долга на конец месяца. Для этого каждая доставка оформляется накладной, каждая оплата записывается отдельно, а акт сверки собирает всё это за период. Если эти три вещи ведутся в разных местах, месяц заканчивается телефонными разбирательствами с бухгалтерией.
Кому подходит постоплата
Постоплата в воде нужна средним и крупным компаниям с бухгалтерией, тендерами и согласованиями. Им трудно заплатить вперёд, зато легко работать по договору и закрывающим документам. Для вас это дополнительный объём, но и новые риски: деньги приходят позже, а ответственность за учёт лежит на вас.
Поэтому схема подходит не каждому клиенту. Маленькому офису на две бутыли в месяц лучше предлагать оплату по факту или талоны. Постоплату оставьте тем, с кем подписан договор.
Что должно быть в договоре
Перед первой доставкой зафиксируйте письменно:
- цену и как она меняется;
- срок оплаты после закрытия месяца;
- кто может заказывать и кто принимает воду;
- как оформляется документ о получении;
- кредитный лимит и что происходит при его превышении;
- порядок ежемесячной сверки.
Вопрос про приёмку часто пропускают. Если воду принимает охранник, а бухгалтерия потом не узнаёт его подпись, спор неизбежен.
Накладная: что должно быть в документе
Накладная связывает доставку и деньги. Обычный набор полей:
- номер и дата;
- поставщик и получатель с реквизитами;
- товар, количество, цена, сумма;
- кто отпустил и кто получил.
Правило простое: накладная печатается до выезда и едет вместе с заказом. Курьер получает подпись, а затем возвращает экземпляр. Если этот экземпляр потерялся, вы не докажете клиенту, что поставка была.
Заведите отдельное правило для сданных накладных: сверяйте их со списком доставок хотя бы раз в неделю, а не в последний день месяца.
Акт сверки на условном примере
Числа вымышлены и служат для иллюстрации.
| Дата | Операция | Начислено, ₸ | Оплачено, ₸ |
|---|---|---|---|
| 3 октября | Накладная, 20 бутылей | 20 000 | |
| 10 октября | Накладная, 20 бутылей | 20 000 | |
| 15 октября | Оплата за сентябрь | 35 000 | |
| 17 октября | Накладная, 20 бутылей | 20 000 | |
| 24 октября | Накладная, 20 бутылей | 20 000 |
Если долг на начало октября был 35 000 ₸, то на конец месяца он равен:
35 000 + 80 000 − 35 000 = 80 000 ₸.
Этой цифры должно быть достаточно, чтобы бухгалтер клиента поставил подпись или прислал свои расхождения. Важно считать долг за всё время, а не только за текущий месяц, иначе в разных документах появятся разные цифры по одной и той же компании.
Почему акт не сходится
Типичные причины расхождений:
Оплата разнесена на другой месяц. Клиент заплатил 30-го, вы получили 2-го. Обе стороны правы, но период разный.
Накладная без подписи. Вода доставлена, бумага потеряна, у клиента нет оснований принять её к учёту.
Заказ на чужое юрлицо. У клиента две компании, а вы оформили доставку не на ту.
Изменённое количество. Завхоз добрал пару бутылей, а накладная осталась со старой цифрой.
Цена поменялась. Новая цена вступила в силу, а клиент считает по старой.
Накладная не попала на компанию. Заказ оформлен без привязки к юрлицу, и долг ни на ком не висит. При выгрузке старой базы таких случаев бывает особенно много.
Метод поиска один: идите построчно по датам. Удобнее всего сделать это за неделю до конца срока оплаты, а не в день, когда бухгалтер уже ждёт деньги.
Как контролировать задолженность
Отчёт по дебиторке раз в месяц даёт слишком редкую картину. Если вы работаете с юрлицами на постоплате, держите три правила.
Лимит на каждую компанию. Простая формула: средний заказ в месяц, умноженный на срок оплаты в месяцах. Условный пример: компания берёт на 80 000 ₸ в месяц и платит через 30 дней, разумный лимит примерно 80 000–100 000 ₸.
Просмотр раз в неделю. Кто подошёл к лимиту и кто вышел за него.
Правило при превышении. Заранее решите, что вы делаете: звоните бухгалтеру, просите предоплату на следующую партию или приостанавливаете. Оператор не должен принимать это решение сам в момент звонка.
Частые ошибки
- Вести долги в отдельном файле, не связанном с заказами.
- Закрывать месяц только по банку, не сверяя с доставками.
- Принимать оплату без указания, за какой период она пришла.
- Не сверять акт с крупными клиентами каждый месяц.
- Хранить скан договора в почте менеджера, который потом уволился.
Отдельно о документах. Схема постоплаты зависит от налогового режима и договора. Какие документы вам обязаны быть выписаны, как оформлять счета-фактуры и ЭСФ, должен подтвердить ваш бухгалтер: в этой статье мы описываем только операционный учёт.
Календарь закрытия месяца
Закрытие проходит спокойнее, когда у него есть даты. Первого числа бухгалтер проверяет, что все сданные накладные попали на компании. К третьему числу отправляются акты сверки крупным клиентам. К десятому собираются ответы и разбираются расхождения. Такой график достаточно согласовать один раз, и клиенты быстро к нему привыкнут.
Ответственного тоже стоит назвать по имени. Если сверкой занимаются сразу бухгалтер и менеджер, письмо клиенту обычно не отправляет никто из них.
Что есть в системе и что остаётся у бухгалтера
В CRM для доставки воды в карточке юрлица хранятся БИН, договор и его скан, схема оплаты и кредитный лимит. Из заказа печатается накладная на отпуск товара. Для каждой компании видны начисления за месяц, оплаты и общая задолженность, а отчёт собирает её по всем компаниям. Накладные без привязки к юрлицу показываются отдельной строкой, чтобы они не потерялись. Акт сверки за месяц выгружается в CSV и уходит бухгалтеру клиента.
Границы тоже назовём прямо. Акт это файл CSV, а не PDF с подписями: оформлять его как документ придётся отдельно. Лимит показывается в карточке, но заказ при его превышении сам не блокируется, решение принимает человек. ЭСФ, фискальные чеки, ОФД и обмен с 1С система не делает, для этого у вас остаётся бухгалтерская программа. Посмотреть экран компании можно на странице «Учёт юрлиц и договоров».