Содержание · 7 разделов
Тару считают по четырём местам: склад, машины, клиенты и списание. Склад и машины вы пересчитываете руками, списание ведёте актами, а всё, что осталось, находится у клиентов. Если эту формулу прогонять каждую неделю, вы заметите пропажу через несколько дней. Без неё пропажа всплывёт только в тот момент, когда утром не хватит бутылей под розлив.
Почему тару нельзя вести одним числом
Многие владельцы держат в голове одну цифру: «у нас примерно две тысячи бутылей». Цифра красивая и бесполезная. Двести из этих бутылей могут быть грязными и ждать мойки, триста ездят по городу, а часть вообще уже продана клиентам и никогда к вам не вернётся.
Бутыль в доставке воды всё время меняет состояние. Утром она полная на складе, днём на борту, вечером стоит в офисе у клиента. Ещё через неделю она возвращается пустой, а потом снова идёт в розлив. Учёт должен показывать это движение, иначе вы не сможете ответить на простой вопрос: хватит ли завтра полных бутылей на весь план.
Минимум, который стоит разделять:
- полные на складе;
- пустые на складе, ожидающие мойки и розлива;
- полные на бортах в течение смены;
- пустые, собранные курьером и ещё не сданные;
- бутыли у клиентов;
- брак и списание.
Формула баланса
Запишите её один раз и больше не придумывайте ничего сложнее:
Вся тара = полные на складе + пустые на складе + на машинах + у клиентов + списано.
Всю тару вы знаете по закупкам: сколько бутылей купили за всё время. Склад и машины считаются физически. Списание идёт по актам. Единственная величина, которую нельзя посчитать глазами, это бутыли у клиентов, поэтому она получается вычитанием.
Условный пример
Числа ниже придуманы для иллюстрации расчёта.
Компания закупила за всё время 3 000 бутылей. В понедельник утром на складе 620 полных и 410 пустых. Машины ещё не уехали, значит на бортах ноль. По актам списано 70 бутылей.
3 000 − 620 − 410 − 70 = 1 900 бутылей у клиентов.
Теперь проверка. За неделю компания продала новым клиентам 60 бутылей вместе с первым заказом и докупила 100 новых. На следующий понедельник формула даёт уже:
3 100 − 590 − 380 − 75 = 2 055 бутылей у клиентов.
За неделю «у клиентов» выросло на 155, а объяснить вы можете только 60 проданных. Остальные 95 это либо клиенты, которые копят пустые, либо незабранный обмен, либо потери. Такая разница уже требует разбора, и вы видите её через неделю.
Что сверять каждую смену
Недельная формула показывает масштаб, а найти причину помогает ежедневная сверка машин. Она сводится к трём вопросам.
Сколько полных уехало. Склад подтверждает погрузку, курьер расписывается, число фиксируется. Без этого шага всё дальнейшее превращается в слово против слова.
Сколько полных доставлено. Это считается по закрытым заказам, а остаток на борту вечером должен совпасть с разницей. Если на машине 40 полных, а доставлено 34, вечером на склад возвращается 6.
Сколько пустых собрано и сколько сдано. Здесь нужны две цифры: сколько курьер отметил у клиентов и сколько реально приняли на складе. Разница между ними называется расхождением по таре, и её стоит хранить по каждой смене. Подробнее о разборе таких случаев есть в статье про расхождение борта.
Как правильно считать обмен
На бумаге обмен выглядит просто. Клиент заказал 3 бутыли, значит курьер должен забрать 3 пустые. Так думают, пока не разберут реальные случаи.
- Новый клиент заказывает воду впервые: бутыли у него нет, забирать нечего, бутыль идёт позицией в заказе.
- Клиент купил 5 штук на офис, а вернуть готов 2, потому что остальные ещё стоят полные.
- У клиента накопились 6 пустых, а заказал он 3.
- Клиент ушёл к другому поставщику и сдаёт вашу тару, ничего не заказывая.
Поэтому «сколько забрать» надо знать заранее и записывать при приёме заказа, а «сколько забрали» курьер отмечает на точке. Эти два числа часто не совпадают, и в расхождении нет ничего страшного, пока оно записано.
Сколько тары держать в обороте
Запас считают от дневной нормы. Прикиньте, сколько бутылей уходит в обычный день, и сколько дней проходит от сбора пустой до появления полной на линии.
Условный пример: 300 бутылей в день, пустая возвращается на склад вечером, моется и наливается на следующий день, то есть полный круг на вашей стороне занимает два дня. Значит на стороне компании должно жить минимум 600 бутылей, плюс запас на пиковые дни. Летом и перед праздниками заказы растут, а бутыли у клиентов возвращаются с той же скоростью, поэтому покупать тару лучше заранее.
Вторая проверка: смотрите на минимум полных на складе к концу дня за последний месяц. Если минимум близок к нулю, вы живёте на грани и один сбой на линии оставит вас без плана.
Частые ошибки в учёте тары
- Считать пустые на глаз. Палеты удобно считать рядами, но неполный ряд обязательно обманет. Пересчёт лучше делать вдвоём.
- Не записывать брак. Треснувшая бутыль из пустых исчезает без следа, и формула начинает врать. Нужен простой акт: дата, количество, причина.
- Смешивать продажу и обмен. Если бутыль куплена клиентом, это другой учёт, чем тара, которая просто ездит по кругу.
- Принимать чужую тару. Клиент отдаёт бутыль другой компании, она попадает к вам, и через неделю никто не вспомнит, откуда она. Договоритесь со складом, что с ней делать.
- Сверять только в конце месяца. За месяц накопится столько мелких разниц, что причину уже не найти.
Что считает система, а что остаётся за вами
В CRM для доставки воды склад раздельно ведёт полные и пустые, показывает остаток на машинах, а пустые считаются по каждой доставке и по каждой смене. Первому клиенту бутыль сама добавляется в заказ позицией, в заказе есть поле «на обмен», а в карточке клиента виден счётчик купленной тары.
Одну вещь скажем прямо: отдельного баланса «сколько наших бутылей сейчас стоит у этого клиента» в системе нет. Там тара продаётся, и считаются купленные бутыли. Общую цифру «у клиентов» вы по-прежнему получаете формулой из этой статьи, просто склад, борта и пустые уже не надо собирать по тетрадям. Как складской учёт выглядит вместе со сменами, показано на странице «Учёт бутылей и тары».