Склад и Битрикс24: как связать остатки и резервы со сделками

Склад и сделки связываются так: остатки, резервы и движения товара ведутся в складской системе, а сделки и клиенты остаются в Битрикс24, и между ними работает синхронизация через REST API. Менеджер в карточке сделки видит доступный остаток и ставит резерв в один клик, а склад видит очередь отгрузок. Так никто не продаёт товар, который уже обещан другому клиенту.

Что происходит, когда склад живёт отдельно

С этим пришла к нам Matras Factory — производство матрасов. Склад и продажи работали в разных системах, и проблемы были классические:

• менеджеры продавали то, что уже зарезервировано под другого клиента;
• остаток в таблице склада не совпадал с тем, что менеджер обещал по телефону;
• индивидуальные заказы — нестандартные размеры — терялись между цехом и складом;
• руководитель не видел движения и оборот без ручной сводки.

Знакомо любой компании, где продают физический товар со склада и параллельно что-то производят под заказ.

Три честных числа

Основа решения — три числа по каждому товару, которые видят все:

• Остаток — сколько товара физически лежит на складе.
• Резерв — сколько уже обещано клиентам по открытым сделкам.
• Доступно — остаток минус резерв. Только это можно продавать.

Когда менеджер ставит резерв, остаток не меняется — товар ещё на складе. Меняется «доступно», и следующий менеджер видит уже правильную цифру. Остаток уменьшается только при реальной отгрузке.

Как работает StockFlow

Для Matras Factory мы сделали StockFlow — складской учёт, связанный со сделками Битрикс24.

1. Сделка. Менеджер открывает сделку в Битрикс24 и во встроенном виджете видит доступный остаток по нужным товарам.
2. Резерв. Ставит резерв из виджета в один клик. Остаток не уменьшается, а «доступно» меняется сразу для всех.
3. Склад. Кладовщик на киоске склада видит очередь отгрузок и проводит движение.
4. Производство. Нестандартный размер уходит в цех по своей воронке: принято → изготовление → готово → доставка. Статус виден менеджеру в сделке.
5. Аналитика. Руководитель смотрит движения, оборот и остатки.

Дополнительно товары и сотрудники синхронизируются с Битрикс24 в обе стороны, для цеха есть табло, а клиент получает уведомления в WhatsApp.

Почему не встроенный склад Битрикс24

В Битрикс24 есть складской учёт, и для простого магазина его бывает достаточно. Отдельная система, связанная с CRM, нужна, когда:

• резерв должен жить отдельно от остатка и быть привязан к конкретной сделке;
• склад работает не за компьютером, а с киоска или планшета, без доступа ко всей CRM;
• есть производство под заказ с собственными этапами;
• нужна своя аналитика движений и оборота;
• логика учёта нестандартная — например, комплекты, размеры, полуфабрикаты.

При этом CRM остаётся главным рабочим местом менеджера: ему не нужно переключаться в другую программу, склад приходит к нему в карточку сделки.

Как устроена связка технически

• Виджет в карточке сделки. Приложение встраивается в сделку через место встройки CRM и показывает остатки из складской системы.
• Синхронизация справочников. Товары и сотрудники выгружаются между системами в обе стороны, чтобы не вести их дважды.
• События. Изменение сделки — например, перевод в «Проиграна» — может снимать резерв автоматически.
• Права. Кладовщик работает только со складом, менеджер — только с резервами по своим сделкам.

Что ещё подключают к складу

• Уведомления клиенту о готовности или отгрузке — через WhatsApp.
• Полевые продажи. Если менеджеры работают на выезде, им нужно приложение, которое работает без связи. Такое мы делали для HECTO — офлайн-приложение для полевых менеджеров, которое отправляет заявки в Битрикс24 при появлении сети.
• Бэкап. Когда в CRM завязаны и продажи, и склад, стоит подумать о резервной копии портала.

Частые ошибки при связке склада и CRM

Мы видим одни и те же проблемы в проектах, где склад пытались связать с CRM «на скорую руку».

• Резерв уменьшает остаток. Если при резерве сразу списывать товар, склад перестаёт понимать, что физически лежит на полках. Резерв и отгрузка должны быть разными операциями.
• Висящие резервы. Сделка проиграна или клиент передумал, а резерв остался. Через месяц «доступно» показывает ноль при полном складе. Нужны правила снятия резерва — по сроку или по смене стадии сделки.
• Два справочника товаров. Товары ведут и в CRM, и на складе, а названия расходятся. Справочник должен синхронизироваться автоматически, с одним источником правды.
• Склад работает через CRM. Кладовщику дают доступ в Битрикс24 со всеми сделками, хотя ему нужна только очередь отгрузок. Отдельный киоск проще, безопаснее и быстрее.
• Индивидуальные заказы в комментариях. Нестандартный размер записывают текстом в сделке, и цех узнаёт о нём по телефону. У таких заказов должна быть своя воронка со статусами, видимыми менеджеру.
• Нет журнала движений. Остаток поменялся, а кто и почему его поменял — неизвестно. Каждое движение должно сохраняться с автором и причиной.

Каждая из этих ошибок по отдельности кажется мелочью, но вместе они приводят к тому, что менеджеры перестают доверять цифрам и снова звонят на склад «уточнить». Тогда интеграция теряет смысл. Поэтому в StockFlow эти правила заложены с самого начала, а не добавлены после первых жалоб.

Кому подходит

• Производителям, которые продают со склада и делают товар под заказ.
• Оптовым и розничным компаниям, где несколько менеджеров продают из одного остатка.
• Компаниям, у которых склад ведётся в Excel или отдельной программе, а продажи — в Битрикс24.
• Тем, кому не хватает встроенного складского учёта Битрикс24.

Что меняется для менеджера

Главное изменение — менеджеру больше не нужно звонить на склад. Он видит доступный остаток прямо в сделке, ставит резерв и может спокойно обещать клиенту дату. Если товар нестандартный, менеджер видит в той же сделке, на каком этапе заказ в цеху. Клиент получает уведомление в WhatsApp, когда заказ готов или отгружен, и реже звонит с вопросом «где мой матрас». Для склада и цеха изменения не менее важны: у них появляется понятная очередь задач вместо звонков и записок.

Как начать

Начинаем с разбора: какие товары, какие склады, где возникает резерв и кто отгружает. Дальше — прототип виджета и киоска, тест на ваших данных и запуск. Подробнее о направлении — на странице «Инструменты для Битрикс24», примерная стоимость интеграции с внешней системой — в калькуляторе КП.