Автообзвон по базе CRM в Битрикс24: перезвон лидам без колл-центра
Автообзвон собирает очередь лидов по фильтру Битрикс24 и звонит по ней: недозвон — следующий номер, ответ — пауза на разговор, «Готов» — дальше.
Договор и график платежей можно получать из карточки сделки Битрикс24 одной кнопкой: шаблон заполняется полями сделки, контакта и объекта, а каждый платёж графика создаётся отдельным счётом в той же сделке. Менеджер не перепечатывает данные из пяти полей в Word, юрист не ищет опечатки в суммах, а бухгалтерия и руководитель видят оплаты и просрочки прямо в CRM.
Как договор собирают без инструмента
Типичная картина в отделе продаж, особенно у застройщиков и компаний с рассрочкой:
- менеджер открывает Word-шаблон и копирует в него ФИО, ИИН, адрес, сумму, номер квартиры;
- график платежей считается в Excel и вставляется в приложение к договору;
- после подписания график живёт в файле, а в CRM — только общая сумма сделки;
- о просроченном платеже узнают, когда бухгалтер вручную сверит выписку.
Каждый ручной перенос — шанс ошибиться в сумме или реквизитах. А график в файле нельзя ни проконтролировать, ни отразить в отчёте.
Что делает инструмент «Договор из карточки»
Для AIVA GROUP мы собрали инструмент, который решает обе задачи: формирует договор из данных сделки и создаёт график платежей в виде счетов.
- Шаблон договора, который заполняется данными из CRM.
- Подстановка полей сделки и клиента — без ручного копирования.
- Вкладка «График платежей» в карточке сделки: платежи с датами и суммами становятся счетами.
- Готовый документ для печати и подписи.
Как это работает
- Менеджер заполняет сделку. Клиент, объект, сумма, условия оплаты — в полях карточки, как обычно.
- Открывает вкладку графика. В карточке сделки — встроенная вкладка «График платежей», где задаются платежи и их даты.
- Создаёт счета. Каждый платёж графика превращается в отдельный счёт Битрикс24 с датой и суммой.
- Формирует договор. Шаблон подтягивает данные сделки и график, менеджер получает документ.
- Отслеживает оплаты. Счета отмечаются оплаченными, а неоплаченные в срок становятся просрочкой.
Почему график платежей — это счета
Можно хранить график в таблице или в текстовом поле, но тогда CRM о нём ничего не знает. Когда каждый платёж — счёт в сделке, появляются возможности, которых нет у файла:
- видно, какие платежи оплачены, а какие ещё нет;
- просрочка считается автоматически по дате счёта;
- на счета можно повесить роботов: напоминание клиенту или задачу менеджеру перед датой платежа;
- счета попадают в аналитику.
У AIVA GROUP эти счета используются в аналитике отдела продаж: там есть раздел продаж с графиком платежей по счетам, просрочкой и кэш-флоу. Руководитель видит, сколько денег должно прийти в этом месяце и кто задерживает оплату, — без ручной сверки.
На что обратить внимание при настройке
Инструмент простой снаружи, но несколько вещей решают, будет ли он работать без ошибок:
- Поля-двойники. В порталах, которые настраивали несколько лет, часто встречаются два-три поля с похожими названиями: «Сумма», «Сумма договора», «Стоимость объекта». Перед настройкой шаблона нужно договориться, какое поле источник правды, и убрать или спрятать остальные.
- Обязательные поля. Если ИИН или адрес не заполнены, документ не должен формироваться с пустыми местами. Лучше показать менеджеру, чего не хватает.
- Округление. Сумма платежей графика должна точно совпадать с суммой договора, иначе на последнем платеже появляется «копейка».
- Версии шаблонов. Юристы меняют формулировки — шаблоны должны обновляться без программиста.
- Обучение. Менеджерам нужно объяснить, какие поля заполнять до нажатия кнопки. Это 15 минут, но без них инструмент быстро обрастает ошибками.
Встроенные возможности Битрикс24 или своё решение
В Битрикс24 есть генератор документов по шаблонам — для простого договора без графика его может хватить. Свой инструмент нужен, когда:
- график платежей нестандартный: первоначальный взнос, разные суммы, привязка к этапам;
- платежи должны стать счетами и попасть в отчёты;
- нужна логика выбора шаблона по типу сделки;
- договор связан с объектом из внешней системы, например со шахматкой.
Связь со шахматкой и калькулятором
Для застройщиков договор — финальная точка цепочки. Клиент выбирает квартиру, менеджер считает варианты в калькуляторе ипотеки и рассрочки, затем оформляет сделку и договор. В Kvadrum договоры, графики платежей и просрочки ведутся в финансовом разделе рядом с шахматкой, и брони и сделки синхронизируются с Битрикс24.
Порядок работ: от шаблона до первого договора
Инструмент кажется небольшим, но запускать его лучше по шагам — так меньше переделок.
- Сбор шаблонов. Юрист или руководитель присылает актуальные шаблоны договоров и приложений. Сразу отмечаем, какие места в тексте меняются от сделки к сделке.
- Карта полей. Для каждого переменного места находим поле в Битрикс24: в сделке, контакте, компании или связанном объекте. Если поля нет — создаём, если есть двойник — выбираем один источник.
- Правила графика. Договариваемся, как строится график: сколько платежей, какие даты, как округляются суммы, что происходит при досрочном платеже.
- Прототип. Показываем вкладку и готовый договор на тестовой сделке. На этом шаге обычно всплывают нюансы — например, разные формулировки для физлиц и юрлиц.
- Пилот. Несколько менеджеров оформляют реальные сделки, юрист проверяет первые договоры.
- Запуск. Короткое обучение для всего отдела и регламент: какие поля заполнить до нажатия кнопки.
После запуска стоит договориться, кто отвечает за изменения шаблонов. Формулировки договоров меняются регулярно, и это не должно каждый раз превращаться в задачу для программиста.
Отдельный плюс такого подхода — дисциплина в CRM. Раз договор собирается из полей сделки, менеджерам приходится заполнять их полностью и правильно. В результате и отчёты по сделкам становятся точнее: сумма, объект и условия оплаты больше не живут только в Word-файле на компьютере менеджера.
Кому подходит
- Застройщикам и агентствам недвижимости с рассрочками.
- Компаниям, которые продают дорогие товары или услуги частями.
- Отделам продаж, где договор собирают вручную и ошибаются в реквизитах.
- Руководителям, которым нужно видеть дебиторку в CRM, а не в Excel бухгалтера.
Как заказать
Пришлите ваш шаблон договора и пример графика платежей — покажем, какие поля сделки понадобятся и как будет выглядеть вкладка. Подробнее о направлении — на странице «Инструменты для Битрикс24», примерную цену покажет калькулятор КП.